TITLE : SISTEM
REKOD BARANG-BARANG
OBJECTIVE :
·
Memberi pendedahan kepada pelatih mengenai
sistem pengurusan penyimpanan bahan guna habis
· Memberi
pengetahuan supaya pelatih-pelatih dapat membudayakan diri tentang
tanggungjawab kerja yang diberi dengan berpandukan proses pemeriksaan inventory
INFORMATION:
1. SISTEM REKOD
BARANG-BARANG.
i. Sistem
penyimpana kad stok.
Semua stor
hendaklah menggunakan satu sistem merekod dan mengawal stok dengan menggunakan
kad (Kew. 300-J1, Kew. 300-J2 dan Kew. 300-J3) seperti format diLampiran ,”J1”,
“J2”, dan “J3”. Semua stor pusat, tidak kira berupa stor ynag belum diuntukan atau
yang diuntukkan, hendaklah mengendalikan Kad Kawalan Stok (Kew.300-J1)diLampiran “J-1” dan Kad Kawalan
Stok (Kew. 300-J2) diLampiran “J2”. Stor-stor lain seperti stor-stor Kawasan ,
Negeri atau Daerah , hendaklah mengengalikan Kad Kawalan Atok (Kew. 300-J3)
diLampiran “J-3”.
Perihal
barang-barang dan unit kuantiti hendaklah ditunjukan pada tiap-tiap folio lejar
atau kad kawalan stok dan barang-barang mestilah dimasukira dan dikeluarkan
mengikut unit itu.
Semua kad
kawalan stok hendaklah digunakan secara bersiri dan penerimaan serta
pengeluaran kad-kad tersebut hendaklah dikawal melalui suatu daftar yang
menunjukan lokasi setiap kad yang sedang digunakan dan jumlah kad yang belum
digunakan didalam tangan. Daftar dan stok kad-kad yang belum digunakan
hendaklah disimpan oleh seorang pegawai lain yamg tidak ada hubungan langsung
dengan penyelenggaraan stok fisikal atau kad-kad yang digunakan.
Satu lejar
stor atau kad kawalan stok untuk merekod terimaandan keluran barang-barang
hendaklah disimpan disetiap stor dan hendaklah menunjukkan:
a. Kuantiti
dan harga setiap barang yang diterima.
b. Kuantiti,
kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran.
c. Baki-baki
numerik dan kewangan yang tinggal dala stok setelah resit atau keluaran telah
dicatitkan.
ii. Pembetulan
lejar atau kad kawalan stok.
Pembetulan
lejar atau kad kawalan stok hendaklah ditandatangan ringkas dan ditarikhkan
oleh pegawai yang nertanggungjawab. Sesuatu catitan salah hendaklah dibetulkan
dengan membuat catitab pindaan selepas catitan terakhir dalam lejar atau kad
kawalan stok dan dirujuk silang kepada catitan asal yang salah itu. Angka-angka
tidak boleh dipinda atau dipadamkan.
Nombor boucar
Pemesan Pengeluaran Barang-Barang hendaklah direkodkan bertentangan dengan
catitan dalam folio lejar atau Kad Kawala Stok manakala nombor folio lejar atau
Kad Kawalan Stok hendaklah dicatitkan pada baucer tersebut.
Ruangan “Baki”
dijejar atau kad kawalan stok hendaklah dipenuhi setiap kali catitan dibuat dan
:
a. Jumlah
kuantiti dan nilai keluaran bagi setiap suku tahun hendaklah dicatitkan
diruangan “Keluar”;
b. Jumlah
kuantiti dan nilai tahunan semasa bagi terimaan dan keluaran ditunjukan
diruangan yang ketiga dibahagian “Keluaran” dan “Terimaan Tahunan:;
c. Jumlah
kuantiti dan nilai tahunan keluaran dan terimaan bagi dua tahun yang lepas
hendakla dicatitikan diruangan pertama dan kedua bahagian “Keluaran dan
:Terimaan Tahunan”.
iii.
Kad petak atau kad padanan barang-barang.
Kad petak
atau kad padanan barang-barang (Kew. 300-J4) seperti diLampiran “J-4” hendaklah
disediakan bagi merekod terimaan , keluaran dan baki stok.
iv.
Perselisihan stok.
Setiap
kekurangan yang dihapuskira perlulah dicatitkan dilejar stor atau kad kawalan
stok dan disokong oleh satu Penyata Perselisihan Stok (Kew. 300-K) seperti
diLampiran “K” yang disahkan oleh pegawai pengawal berserta dengan kelulusan
untuk hapuskira.
Setiap
lebihan yang dimasukira perlulah dicatitkan dilejar stor atau kad kawalan stok
dan disokong oleh satu Penyata Perselisihan Stok yang disahkan oleh pegawai pengawal.
2. KAWALAN STOK.
i.
Mengelakkan stok berlebihan.
Pembelian
barang-barang yang berlebihan yang akan mengakibatkan pembaziran modal dan
penggunaan ruang stor yang luas hendaklah dielakkan
ii.
Senarai barang-barang standard (Katalog).
Semua
barang-barang yang standard hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat dalam satu
katalog yang mengandungi maklumat mengenai rupabentuk, unit dan harga.
iii. Tambahan kepada senarai barang-barang standard.
Penambahan
kepada barang-barang baru kedalam senarai barang-barang standard hanya boleh
dilakukan selepas diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. Kelulusan tersebut
hendaklah dilakukan diatas Boranr Stok Barang-Barang Standard (Kew. 300-L)
seperti diLampiran “L”. Beliau hendaklah mempastikan bahawa tidak terdapat
barang penganti yang memuaskan yang tersedia ada dalam stok dan barang yang
minima adalah yang sanggat menjimatkan dari segi kemunafaatan dan kos. Usaha
hendaklah dibuat untuk menstandardkan barang yang disimpan supaya bilanga
penjenisan barang-barang yang serupa dapat dikurangkan .
Borang stok
barang-barang standard hendaklah disediakan oleh pemohon dalam tiga salinan.
Salinan ketiga hendakalh disimpan dan salinan asal dan kedua dikemukan kepada
Bahagian Kawalan Stok . Bahagian kawalan stok akan menyimpan salinan kedua dan
memajukan salinan asal kepada pegawai yang diberi kuasa untuk menimbangkan
samada :
a. Menjadikan
barang –barang tersebut sebagai barang-barang standard ; atau
b. Memesan
dan membelinya untuk permintaan ini sahaja; atau
c. Memberitahu
pemohon bahawa terdapat barang-barang laun dalam katalog yang dapat digunakan
sebagai gantinya; atau
d. Menolak
dan memulangkan permohonan tersebut.
Keputusan tersebut kemudianya dipanjangkan kaBahagian
Kawalan Stok.
iv.
Barang yang kerap digunakan.
Panduan
diatas adalah juga meliputi barang-barang yang kerap digunakan dalam jangkamasa
yang agak lama berpandukan kepada rekod-rekod stor.
v. Pengeluaran daripada senarai barang-barang
standard.
Apabila barang
–barang baru hendak dimasukkan kedalam senarai barang-barang standard, tindakan
hendaklah diambil untuk menentukan samada barang-barang yang seakan-akan atau
yang hampir serupa harus diberhentikan stoknya ataupun dikeluarkan dari senarai
tersebut.
Sebelum sesuatu
barang yang gerak perlahan, usang, tidak laris dan seumpamanya dikeluarkan
daripada Senarai Barang0Barang Standard, ianya perlulah dirujuk terlebih dahulu
kepada pegawai yang diberi kuasa untuk kelulusan. Jika langkah tersebut hendak
diambil, perlulah dipastikan bahawa barng-barang yang masih ada didalam stok
digunakn dan tindakan untuk menokok stok tidak diambil.
Stok barang
–barang yang mempunyai kadar pusingan penggunaan yang rendah tetapi bernilai
tinggi hendakla dikurangkan atau seberapa boleh dikeluarkan daripada Senarai
Barang-Barang Standard.
Barang-barang
yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-projek khas tidaklah boleh
dimasukkan kedalam Senarai Barang-Barang Standard dan barang-barang yang seperti
itu tidak boleh diambilkira apabila mengira kadar pusingan penggunaan.
vi.
Butir-butir yang harus ditunjukkan dalam lejar.
Setiap folio
lejar stor atau kad kawalan stok hendaklah mengandungi maklumat-maklumat
berikut:
a. Kuantiti
stok maksima;
b. Angka
menokok stok;
c. Kuantiti
stok minima.
Sebaik sahaja
angka menokok stok dicapai, satu fleg hijau hendaklah dikepilkan pada satu
tempat yang tertentu difolio lejar atau kad kawalan stok. Pesanan untuk menokok
stok hendaklah dilakukan bersama dengan barang-barang lain, yang telah
difleghijaukan, sebagai satu kumpulan , bergantung kepada kuantiti yang dipesan
oleh sesuatu stor dan kepada larisnya barang-barang tersebut. Perhatian
hendaklah diambil supaya arus pembekalan tidak terjejas.
Fleg merah
haruslah dikepilkan pada tempat yang ditentukan difolio lejar atau kad kawalan
stok apabila stok sampai keparas minima. Jika pesanan menokok stok belum lagi
diuruskan, tindakan hendaklah diambil segera bersama dengan barang-barang lain
yang telah difleghijaukan yang belum dipesan. Tetapi jika sekiranya pesanan
telah dibuat dan dijangka lewat tiba dan akan menjadi kehabisan stok , maka
tindakan yang perlu untuk menyegerakanya hendaklah diambil.
Apabila stok
telah menjadi kosong , maka satu flag hitam hendaklah dikepilka pada folio
lejar atau kad kawalan stok. Bila ini berlaku tindakan hendaklah diambil dengan
serta merta. Kejadian seperti ini menunjukkan bahawa tatacara pembelian dan
pesanan adalah tidak memuaskan ataupun angka paras minima bagi menokok stok dan
paeas maksima perlu dikaji semula.
Satu fleg putih
hendaklah dikepilkan pada folio lejar atau kad kawalan stok apabila
barang-barang menjadi cacat, tidak boleh digunakan lagi, usang atau melebihi
keperluan (surplus).
3. PINJAMAN DAN
PINDAAN BARANG-BARANG.
i. Pinjaman dan
pindaan barang-barang.
Barang-barang
tidak boleh dikeluarkan sebagai pinjaman kecuali dengan kebenaran Pegawai
Pengawal. Barang-barang tidak boleh dikeluarkan daripada sesuatu stor kerajaan
tanpa pengetahuan pegawai stor atau tanpa mengikut tatacara stor.
Semua
barang-barang yang dibekalkan secara “Pinjaman” hendaklah didaftarkan dengan
mengunakan Daftar Pinjaman (Kew. 300-B) seperti diLampiran “B”. Pegawai
pembekal hendaklah menandatangani bertentangan dengan butiran
barang-barang didalam daftar tersebut
bila ianya dibekalkan ataupun dipulangkan. Daftar tersebut hendaklah sentiasa disemak oleh pegawai
penyelia supaya dapat ditentukan bahawa barang-barang yang dipinjam itu
dipulangkan dalam tempoh yang ditetapkan.
Sekiranya
barang-barang yang belum diuntukan hendak dibekalkan secara “Pindah” kesatu
stor yang belu diuntukan yang lain dalam jabatan yang sama dan pembayaran tidak
terlibat. Baucar Pindah (Kew. 300-c) dalam empat salinan seperti diLampitan “C”
hendaklah digunakan. Salinan pemesan hendaklah ditinggalkan didalam buku dan
tiga salinan yang lainnya itu dihantar kestor pembekal. Stor pembekal hendaklah
menyimpan salinan untuknya dan memulangkan salinan kawalan stok dan salinan
nota pembungkusan kepada pegawai pemesan. Pegawai pemesan hendaklah
mengakuterima salinan kawalan stok dan memulamnya kepada stor pembekal untk
kegunaan perakaunan. Salinan nota pembungkusan hendaklah disimpan oleh stor
pemesan
ii. Penghantaran
dan membungkus barang-barang stor.
a. Perhatian ketika membungkus .
Semua barang-barang yang hendak dihantar keluar hendaklah
dibungkus dengan cermat dan betul untuk
mengelakkan kerosakkan dan kecurian semasa penghantaran. Barang-barang yang
boleh
dialih-alih dan berharga hendaklah disimpan ditempat yang
berkunci sehingga ia dibungkus. Perhatian hendaklah diambil terhadap sebarang
langkah penting apabila membungkus barang-baran yang berlainan jenis untuk
menjamin barang tersebut sampai kedestinasinya dengan selamat dan boleh
digunakan.
Barang-barang yang mudah pecah hendaklah dibungkus dengan
teliti dan perkataan “mudah Pecah
“Fragile Hendaklah dicapkan dengan dakwat merah diluar bungkusan tersebut.
Kotak atau tong bungkusan hendaklah diikat dengan tetali besi waja dengan
menggunakn mesin pengikat ataupun lain-lain cara yang dibenarkan.
Berat dan
ukuran sebenar bungkusan hendaklah dinyatakan diluar bungkusan itu bagi
memudahkan pengendalian dan pengiraan kos pengendalian. Pegawai pembungkusan
dan penghantaran hendaklah juga mengambil ingat faktur-faktur berikut mengenai
had ukuran dan berat sesuatu bungkusan.
a. Cara
pengangkutan – hadnya adalah berlainan bagi keritapi (gerabak terbuka dan
tertutup ); kapal (simpanan bawah atau antara dek); pos (surat atau bungkusan)
dan pengangkutan jalan raya.
b. Had
yang dikenakan okeh pembawa / pengangkut.
c. Jangkaan
bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan.
d. Kemudahan
pengendalian yang terdapat ditempat penghantaran dan penerimaan dan juga
sebarang tempat penukaran kenderaan yng terlibat. Jika tenaga manusia digunakan
berat bungkusan hendaklah diantara 27 – 36 kg. Sahaja.
e. Destinasi.
f. Sanada
barang-barang tersebut dihantar secara kabin , pellet, kontena atau simpanan
berkunci.
iii.
Penyediaan senarai pembungkusan.
Senarai
pembungkuasan (Kew. 300D) seperti diLampiran “D” hendaklah disediakan oleh
bahagian Pembungkusan dan Penghantaran dalam tiga (3) salinan. Kegunaan am
senarai pembungkuasan adlah eperti berikut:
a. Tujuan
utama ialah menjadi sebagai senarai barang-barang yang terkandung didalam
setiap bungkusan dan menjadi satu media untuk merekodkan berat, ukuran, tanda-tanda
dan lain-lain.
b. Ianya
juga merupakan :
i.
Satu rekod barang-barang yang
dibungkus.
ii.
Satu nota perjalanan bagi
bungkusan diantara Bahagian Pembungkusan dan Bahagian Penghantaran jika
kedua-keduanya tidak digabungkan sebagai satu bahagian
iii.
Satu rekod atau daftar
penghantaran
iv.
Satu nota pemberitahu kepada
pegawai pemesan.
v.
Satu akua terima
barang-barang oleh pegawai pemesan.
Sebarang
arahan mengenai keutamaan , kesegeraan atau cara-cara menghantar atau menanda
yang khas yang mungkin ditunjukan diBaucer Pemesanan Pengeluaran. Barang-barang
hendaklah dicatitkan didalam senarai pembngkusan yang berkenaan untuk makluman
semua yang terlibat terutama sekali pihak pengangkut.
Barang-barang yang hendak dibungkus hendaklah diserahkan
oleh Bahagian Penstoran kepada Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran
bersama-sama dengan salinan pembungkusan Baucer Pemesana Pengeluaran
Barang-Barang. Pegawai pembungkusan dan penghantaran hendaklah memastikan
bahawa barang-barang tersebut adalah sama seperti yang tercatit didalam Baucer
Pemesana –Pengeluaran Barang-Barang dan menurunkan nombor siri Baucer tersebut
keatas Senarai Pembungkusan. Pegaewai dari Bahagian Penstoran haruslah hadir
untuk menolong pegawai bahagian pembungkusan dan penghantaran didalam
kerja-kerja menyemak dan memeriksa barang-barang tersebut supaya tidak terdapat
kekurangan atau kerosakkan .
v. Senarai pembungkusan.
Barang-barang
yang dimasukkan kedalam tong serahan atau lain-lain bekas seumpamanya hendaklah
diertakan denganSenarai Pembungkusa bersama-sama dengan salinan pembungkusan
Baucer Pemesanan-Pengeluaran Barang-Barang . Dokumen-dokumen tersebut hendaklah
dimasukkan kedalam sampul yang tahan air dan dilekatkan dibahagian dalam
penutup tong serahan tersebut dan dipastikan ianya tidak ditembusi paku
iv. Membungkus barang-barang tercerai.
Bagi
barang-barng yang tercerai seperti tong, paip dsb; satu salinan Senarai Pembungkusan dan salinan
pembungkusan Baucer Pemesanan-Pengeluaran Barang-Barang hendaklah diserahkan
kepada pihak pengangkut. Satu salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar
terus kepada pegawai pemesan. Setelah
diakuterima , pegawai pemesan hendaklah memulangkan satu salinan Senarai
Pembungkusan kepada stor pembekal.
Barang-barang
kecl dan tercerai hendaklah dibungkus dengan menggunakan bekas yang berukuran
standard yang sesuai dan memberi pelekat bagi memudahkan pengendalian.
vi.
Penyerahan bungkusan kepada pengangkut.
Pegawai
pembungkusan dan penghantaran hendaklah menyeliakan kerja-kerja memuat, dan
menyemak bungkusan tersebut dengan Senarai Pembungkusan apabila bungkusan
diserahkan kepada pengangkut. Pehak pengangkut hendaklah membuat pengesahan
didalam buku Senarai Pembungkusan.
vii. Pengesahan
penerimaan.
Setelah
barang-barang diterima , pegawai pemesan hendaklah memulangkan satu salinan
senarai pembungkusan yang telah diakuterima kepada pegawai pembekal untuk
difailkan bersama-sama salinan stornya.
viii.
Tanda pengenalan bungkusan.
a. Cara
menanda.
Semua tanda pengenalan
yang mengandungi nombor-nombor rujukan serta alamat pengirim dan penerima bagi
bungkusan hendaklah ditulis dengan cat atau dakwat hitam. Bagi peti atau kotak
, jika wajar hendaklah ditanda pada sebelah muka tepinya. Bagi tong , paip,
leger dan karboi, bahagian atas dan tepinya hendaklah ditanda dengan dakwat
hitam yang tahan air. Semua tanda
pengenalan hendaklah terang dan kemas. apabila tong serahan tersebut ditutup.
Satu salinan Senarai Pembungkusan hendaklah terus dihantar kepada pegawai
pemesan. Tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau tong yang digunakan
semula hendaklah dipadamkan dengan cat atau dikikis sebelum tanda pengenalan
baru distensilkan.
b. Barang tanpa berbungkus.
Sekiranya
barang-barang dikeluarkan tanpa berbungkus , pelekat atau teg hendaklah
dilekatkan atau diikatkan sekurang-kurangnya pada dua unit barang-barang
tersebut.
Barang
yang diikat dibalut menjadi satu hendaklah juga diteg atau dipelekatkan
mengikut mana yang berkenaan.
Alamat penuh pengirim dan penerima hendaklah dijunjukkan dengan terang
pada setiap bungkusan. Huruf-huruf dan nombor yang digunakan hendaklah
berukuran lebih kurang 5cm. Tinggi. Perkataan ringkas tidak digalakkan.
C. Penandaan
berat kasar.
Berat kasar
hendaklah disentensil dengan jelas diluar setiap bungkusan. Bungkusan yang
beratnya 1000Kg. Keatas hendaklah distensilkan dengan perkatan “Muatan
Berat” dan dituliskan juga berat sebenarnya,.
D. Arahan khas pada bungkusan.
Bungkusan
yang memerlukan perhatian khas semasa pengendalian , penstoran dan dalam
perjalanan hendaklah distensil atau dipelekatkan dengan arahan yang cukup besar
dan mudah dilihat seperti berikut:
Jika tanda “Mudah Pecah” telah digunakan ,
arahan-arahan seperti “Kendali Dengan Cermat” dan “Jangan
Dihempas” tidak prelu ditulis diatas bungkusan.
a. Penggunaan dan kawalan keatas bekas simpanan
barang-barang.
Seberapa boleh dan
prektik , barang-barang hendaklah dibekalkan dengan bekas-bekas atau bungkusan
asalnaya sepertimana yang dibekalkan oleh pembekal. Bekas-bekas yang bertanda
“Musnahkan selapas ianya kosong “ janganlah digunakan semula. Bagaimanapun ,
bekas-bekas yang telah dikenakan cagaran dan kredit baginya apabila dipulangkan
, hendaklah dijaga dengan rapi.
SOALAN :
1. Apakah tujuan kawalan stok ?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Explain in simple sentence about HACCP.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. What is MS 1514?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Tiada ulasan:
Catat Ulasan