Contah Pemantauan Perancangan

Contah Pemantauan Perancangan

PERANCANGAN

BAB 3 PERANCANGAN

3.1       Pengenalan Perancangan

Definisi Perancangan

Perancangan merupakan proses di mana pengurus menentukan matlamat yang hendak dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi

      Proses menentukan visi, misi dan matlamat dan membentuk  tindakan yang diambil untuk mencapai matlamat tersebut.   

      “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang.”

           

JENIS-JENIS PERANCANGAN

1.     Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

Perancangan jangka panjang adalah satu rancangan umum yang komprehensif dan meliputi keseluruhan organisasi yang merangkumi  penentuan  visi, misi dan objektif/matlamat sesebuah organisasi.

Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat jangka panjang organisasi yang mengambil masa melebihi tiga tahun tetapi tidak lebih dari lima tahun.

Perancangan ini dilakukan oleh pengurusan peringkat atasan kerana perancangan ini  melibatkan risiko yang tinggi dan memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

2.    Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

Perancangan jangka sederhana adalah perancangan yang direkabentuk bagi  melaksanakan perancangan strategik. Ia merupakan satu pelan operasi yang spesifik yang memperincikan bagaimana, bila dan di mana sesuatu strategi itu akan dilaksanakan

Perancangan jangka sederhana dijalankan mengikut strategi yang dibentuk, diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan.

Tempoh perancangan jangka sederhana lebih singkat berbanding perancangan jangka panjang iaitu antara satu hingga tiga tahun.

Ia juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.

3.    Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

Pengurus bawahan bertanggungjawab  menyediakan perancangan operasian (jangka pendek) iaitu perancangan perincian dari perancangan tektikal dengan memiliki kemahiran teknikal. Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan. Disediakan dengan tujuan untuk mengawal operasi harian.

      Jangka masa paling pendek iaitu kurang daripada satu tahun dan memberi penekanan kepada tugas-tugas rutin serta dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.

  Perancangan ini biasanya adalah berkaitan aktiviti pengeluaran.

Kepentingan Perancangan

1.      Menyediakan hala tuju (menentukan matlamat) organisasi 

Dalam perancangan pengurusan menentukan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

Dengan adanya perancangan yang dibuat, hala tuju syarikat dapat ditentukan. Pengurus dapat menentukan matlamat dan objektif kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat.

Melalui perancangan juga pengurus dapat mengagih dan menggunakan sumber-sumber  dengan lebih efektif dan efisien.

Perancangan juga dapat membantu pengurusan mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi.

2.        Tanda aras (ukuran prestasi) untuk mencapai objektif

Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi. 

Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang hendak dicapai melalui penetapan matlamat/objektif  organisasi. Pencapaian matlamat atau objektif oleh organisasi menunjukkan organisasi telah mencapai satu standard atau piawaian (tanda aras) yang ditetapkan dan ini akan menjadi garis penamat kepada organisasi.

3.        Bertindak kepada persekitaran yang dinamik
Sesebuah organisasi  sentiasa menghadapi suasana persekitaran tugas dan persekitaran umum yang sentiasa berubah. Melalui perancangan pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan

Penyesuaian, tindakan dan penambahbaikan boleh dilakukan dengan segera bagi memastikan operasi organisasi berjalan lancar untuk menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko disebabkan perubahan kepada persekitaran.

4.        Sebagai alat kawalan pengurusan

Dengan membuat perancangan, pengurus dapat membentuk/ mewujudkan satu sistem kawalan supaya penyelewengan/kesilapan dapat dielakkan. 

Melalui penggunaan alat perancangan, pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras dengan perancangan yang telah dibuat.

Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.

Kaitan Tingkat Pengurusan dengan Perancangan

1.     Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik

·         Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang).

·         Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.

·         Kandungan : Visi, misi, gol.( halatuju dan sasaran)

·         Skop : Matlamat menyeluruh, organisasi/korperat

·         Kemahiran : konseptual- melihat faktor-faktor persekitaran luaran dan dalaman. Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi berbanding pengurus peringkat lain.

·         Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

2.     Pengurusan Pertengahan – Perancangan Taktikal

·           Pengurus pertengahan menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana).

·           Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.

·           Kandungan : Langkah persaingan, respons kepada tindakan pesaing.

·           Skop : Matlamat bisnes, jabatan.

·           Kemahiran : Kemanusiaan– atasan dan bawahan organisasi.

·           Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.

3.     Pengurusan Bawahan – Perancangan Operasian

·           Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan operasian (jangka pendek)

·           Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan.

·           Kandungan : Unit pengeluaran, kaedah penyampaian

·           Mengawal operasi harian.

·          Kemahiran : Kemanusiaan – hubungan pelanggan, dan Teknikal-mengawal selia operasi harian.

OBJEKTIF ORGANISASI

Visi

Visi adalah satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah organisasi.

Visi adalah satu tanggapan dan pandangan yang jauh dan mendalam, terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dan sebagainya.           [kamus dewan edisi 4]

Visi yang dibentuk adalah sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai dan merupakan matlamat jangka panjang sesebuah organisasi.

Ciri-Ciri Visi:

Ringkas, padat dan jelas – biasanya tidak melebihi 25 patah perkataan. Visi yang di buat mestilah realistik dan menimbulkan semangat serta Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila.

Contoh visi Kolej Matrikulasi Perlis

“Menjadi sebuah institusi pra universiti yang cemerlang”

Misi

Misi merupakan tujuan utama atau matlamat sebenar sesebuah organisasi ditubuhkan.

Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.

Misi yang baik dan berkesan akan membentuk identiti dan imej organisasi dan ianya penting kepada sesebuah organisasi untuk dijadikan sebagai panduan dan motivasi kepada ahli organisasi, menjadi hala tuju yang dikongsi bersama dan dapat memfokus kepada usaha yang dijalankan.

Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi iaitu sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.

Contoh Misi Kolej Matrikulasi Perlis

“Memberi perkhidmatan pendidikan yang berkualiti sebagaimana yang ditetapkan oleh BMKPM kea rah melahirkan pelajar yang berketerampilan serta diiktiraf oleh Institusi Pengajian Tinggi dalam dan luar negara”

Objektif 

Objektif merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka dicapai oleh sesebuah organisasi. Ia terbentuk daripada misi. Biasanya objektif dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus  berbanding misi organisasi yang mana dimensi masanya lebih jelas.

Biasanya setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-masing selari dengan misi organisasi.

Contoh objektif Kolej Matrikulasi Perlis [ Pengajaran dan Pembelajaran]

“Memastikan sekurang-kurangnya 60% pelajar mencapai minimum Purata Nilai Gred Kumulatif 3.00. “

Ciri objektif – ’’SMART”

Specific [Spesifik]

Measureable [Boleh diukur]

Achievable [Boleh dicapai]

Reward [Dikaitkan dengan Ganjaran]

Timely [Mempunyai tempoh masa]

           

1.    Spesifik

¢  Objektif organisasi yang ditetapkan perlulah khusus, fokus, jelas dan konkrit. Objektif tidak boleh ditentukan secara kabur dan terawang-awang.

¢  Objektif yang ditentukan perlulah  dengan mengenalpasti bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat. (prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)

¢  Biasanya berlandaskan atau berdasarkan kepada visi dan misi syarikat

2.    Boleh diukur

¢  Objektif yang dibentuk perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif supaya dapat diukur dengan apa cara sekalipun.

¢  Ini adalah untuk memudahkan ukuran dibuat ke atas kejayaan atau kegagalannya pencapaian objektif  Contoh : Objektif yang boleh diukur - Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun.

           

3.   Boleh dicapai

¢  Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (realistik). Objektif yang ditentukan tidak boleh yang bukan-bukan sehingga mustahil untuk dicapai.

¢  Ia semestinya tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah untuk dicapai serta berdasarkan keupayaan organisasi.

¢  Contohnya Jabatan Pengeluaran sebelum menetapkan objektif perlu mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.

4.   Dikaitkan Dengan Ganjaran

¢  Objektif yang ditentukan perlu dikaitkan dengan ganjaran  sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.

¢  Tujuannya supaya pelaksana/ pekerja yang melaksanakan tugas-tugas bagi mencapai objektif yang ditetapkan akan cuba melakukan kerja dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan seperti bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.

¢  Cth: Jurujual yang berjaya mencapai kuota bulanan akan diberikan pakej percutian di Bali secara percuma.

5.   Mempunyai Tempoh Masa

¢  Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu diselesaikan.

¢  Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan untuk membolehkan penilaian prestasi dilakukan.

¢  Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai tanggapan tentang tempoh masa yang sepatutnya diambil dan ini akan menjejaskan pencapaian organisasi.

¢   Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun.

JENIS-JENIS OBJEKTIF

1. Objektif Organisasi

¢  Objektif keseluruhan firma.

¢  Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.

¢  Tergolong dalam perancangan jangka panjang.

¢  Contoh: Syarikat AAA Bhd. ingin meluaskan pasaran ke Eropah 5 tahun akan datang.

2. Objektif Jabatan

¢  Objektif sesuatu jabatan.

¢  Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

¢  Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan pertengahan.

¢  Contoh: Jabatan Pengeluaran syarikat AAA Bhd. mensasarkan peningkatan volum pengeluaran sebanyak 20% dalam tempoh 2 tahun.

3. Objektif Unit

¢  Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.

¢  Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan bawahan.

¢  Penting untuk menyokong objektif jabatan dan seterusnya objektif organisasi.

¢  Contoh:Unit Produk A mensasarkan peningkatan volum pengeluaran produk A sebanyak 10% setiap bulan.

KEPENTINGAN OBJEKTIF

1.            Motivasi/Komitmen

¢  Objektif yang jelas akan memperincikan tugas pekerja dan pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi. Ia akan menyebabkan pekerja akan lebih bermotivasi dan komited dalam menjalankan tugas.

¢  Pekerja juga akan lebih bermotivasi apabila mereka sedar sumbangan mereka penting untuk memastikan pencapaian matlamat organisasi.

2. Piawaian

¢  Objektif boleh dijadikan sebagai tanda aras atau kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja agar tindakan pembetulan dapat diambil jika perlu.

¢  Ia berfungsi sebagai satu piawaian dalam membuat penilaian.

3. Rasional

¢  Melalui objektif yang ditetapkan, pengurus mengetahui apa tindakan yang perlu diambil oleh organisasi mengikut kesesuaian atau kerasionalan tanpa dipengaruhi oleh emosi

¢  Segala keputusan dibuat adalah untuk memastikan polisi dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang hendak dicapai.

¢  Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.

4. Keberkesanan kos

¢  Objektif yang ditentukan biasanya mempertimbangkan pelbagai perkara seperti memastikan sumber-sumber digunakan dengan cekap bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam organisasi.

¢  Sebarang pembaziran kos dapat dikesan dari awal dan ianya dapat diperbetulkan sebelum berlaku.

5. Keformalan

¢  Objektif yang ditetapkan secara formal akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

¢  Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja sama secara berkumpulan.

¢  Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai matlamat organisasi.

ALAT-ALAT PERANCANGAN

1. Belanjawan

¢  Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program bagi sesuatu tempoh tertentu.

KEGUNAAN:

¢  Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad untuk pelbagai kegunaan.

¢  Merancang perbelanjaan organisasi bagi suatu tempoh tertentu.

2. Titik Pulang Modal (TPM)

DEFINISI – Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal.

•        Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos

•        Firma akan mempastikan output yang dijual melebihi titik yang telah ditetapkan supaya memperolehi keuntungan.

KEGUNAAN:

•       TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat pulangan modal.

¢  TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau volum jualan mengikut formula berikut:

    TPM (unit)    =            KT

                                                    H - KB

    TPM (ringgit) = TPM (unit)  x  H

¢  Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran graf) - merupakan titik persilangan di antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah kos (JK).

3. CARTA GANTT

¢  DEFINISI – Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah atau aktiviti di dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah atau aktiviti tersebut

KEGUNAAN:

¢  Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut masa yang ditetapkan.

¢  Merancang kemajuan projek.

¢  Merancang kos pelaksanakan projek.

Contoh: Proses membuat baju Butik Zila

Kerja	Masa
Melakar	1/6/2012 – 7/6/2012
Menggunting	7/6/2012 -14/6/2012
Menjahit	8/6/2012 – 21/6/2012
Membungkus	15/6/2012 – 28/6/2012

Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian

4. CARTA PERT

·                     Ialah rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.

KEGUNAAN

•          Merancang kemajuan projek dari segi tempoh masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu aktiviti dalam projek.

•          Merancang kos pelaksanaan projek berdasarkan tempoh masa penyiapan projek.

•          Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut rancangan masa yang ditetapkan.

•          Merancang kegiatan yang penting yang perlu dilaksanakan dahulu.

Aktiviti	Aktiviti Terdahulu	Masa (hari)
A	Tiada	4
B	Tiada	8
C	A	6
D	B,C	3
E	D	4

Contoh Carta Pert