Dilarang Copy Paste

Sabtu, 25 Julai 2020

MENYEDIAKAN JADUAL KERJA (PREPARE WORKSHOP WORK SCHEDULE).


1.1  MENYEDIAKAN JADUAL KERJA.

PREPARE WORKSHOP WORK SCHEDULE.


1.1  Format jadual kerja
Work schedule format

Format jadual kerja merupakan satu perkara penting bagi memastikan kerja berjalan dengan lancar. Jadual kerja pada amnya merujuk kepada hari-hari dalam seminggu dan jam-jam setiap hari yang diharapkan pekerja berada di tempat kerja mereka. Sebagai contoh, beberapa pekerjaan mempunyai jadual kerja yang berubah, bergantung pada musim/ keadaan. Pastikan anda mengetahui jadual kerja untuk sebarang pekerjaan sebelum menerima jawatan.
Job scheduling/ work schedule format is an important part of ensuring work goes smoothly. work schedule generally refers to the days per week and the hours per day that an employee is expected to be at their job. For example, some jobs have work schedules that change, depending on the season. Make sure you know the work schedule for any job before accepting a position.


1.2  Teknik Penjadualan:
Scheduling technique:
Dalam memastikan format penjadualan kerja dikeluarkan dan dapat digunakan, teknik penjadualan penting bagi memastikan format jadual kerja sesuai dengan kerja yang dilaksanakan, oleh pihak pekerja. Penjawat jawatan kerja, mempengaruhi masa pekerja tersebut. Masa kerja tersebut ialah:-

·         Tetapkan/set jadual untuk bekerja - Sekiranya jangkaan anda di tempat kerja, untuk dibayar, adalah sama setiap minggu, maka anda mempunyai jadual yang telah ditetapkan. Contohnya, 8:00 pagi hingga 5:00 petang, Isnin hingga Jumaat, setiap hari, selama berbulan-bulan dalam satu masa. Atau 11:00 malam hingga 7:00 pagi setiap hari, selama 10 hari berturut-turut, kemudian cuti 4 hari, dan ulangi.
Set schedule for work - If your expected times to be at work, to get paid, are the same every week, then you have a set schedule. For example, 8:00 am to 5:00 pm, Monday through Friday, every day, for months at a time. Or 11:00 pm to 7:00 am every day, for 10 days straight, then 4 days off, and repeat.

·         Penjadualan separuh masa – Penjadualan ini biasanya diberikan pekerja yang bekerja separuh masa dan bukan pekerja tetap. Jadual kerja sambilan adalah jadual di mana pekerja bekerja kurang daripada sepenuh masa. Ya, ini adalah definisi yang tidak jelas, tetapi ia berfungsi untuk menggambarkan fleksibiliti yang anda miliki sebagai majikan/ eksekutif/ penyelia untuk menentukan apa yang sesuai untuk perniagaan/ pekerjaan anda.
Part time scheduling - This scheduling is usually given to part-time and non-full-time employees. part-time work schedule is one in which an employee works less than full-time. This is a vague definition, but it serves to illustrate the flexibility you have as an employer to designate what works for your business/job.

·         Penjadualan waktu anjal/ fleksibel – Penjadualan waktu ini biasanya diberikan kepada pekerja berjawatan tetap, yang mana diberi pilihan untuk memilih waktu kerja yang telah disediakan sesuai dengan kehendak keperluan mereka. Waktu anjal (juga dieja flexitime [British English], flex-time) adalah jadual waktu yang fleksibel yang membolehkan pekerja mengubah waktu mula dan waktu habis kerja mereka. Jumlah masa kerja yang diperlukan oleh pekerja pada waktu anjal/ fleksibel ini sama dengan yang diperlukan di bawah jadual kerja tradisional/biasa. Contoh waktu anjal yang disediakan oleh sebuah syarikat adalah seperti pada jadual di bawah.
Flexi time scheduling - This scheduling is specially given to full-time employees, where the option to choose the hours provided is in accordance with their needs. Flextime (also spelled flexitime [British English], flex-time) is a flexible hours schedule that allows workers to alter workday start and finish times. The total working time required of employees on flextime schedules is the same as that required under traditional/common work schedules.

Jadual 1.1: Contoh jadual waktu kerja anjal/ fleksibal
Table 1.1: Examples of flexi time schedule
WAKTU ANJAL
FLEXI TiME
WAKTU BEKERJA
WORKING HOURS
HARI BEKERJA
WORKING DAYS
HARI CUTI
HOLIDAY
WA1
8:00 AM – 5:00PM
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
2 HARI
(SABTU & AHAD)
WA2
8:30 AM – 4:30PM

5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
2 HARI
(SABTU & AHAD)
WA3
9:00 AM – 6:00PM

5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
2 HARI
(SABTU & AHAD)


·         Penjadualan sepenuh masa – Penjadualan ini juga diberikan kepada pekerja berjawatan tetap. Jadual kerja sepenuh masa yang paling biasa adalah varian/ purata antara 9:00 pagi hingga 5:00 petang, Isnin hingga Jumaat, menambah hingga 40 jam seminggu. Walaupun kebanyakan jadual kerja sepenuh masa biasanya adalah shift masa yang sama setiap hari, dalam beberapa kes (seperti runcit), shift masa bekerja adalah berbeza-beza, tetapi jumlah jam tetap akan bertambah hingga 35-40 per minggu.
Full time scheduling - This scheduling is also provided to full-time employees. The most common full-time work schedule is a variant of 9:00 AM to 5:00 PM, Monday through Friday, adding up to 40 hours per week. While most full-time work schedules are normally the same shift each day, in some cases (like retail), shifts can vary, but the number of hours will still add up to 35-40 per week.

·         Sumber dan kapasiti pekerja bengkel - Sumber dan kapasiti pekerja adalah jumlah masa yang ada yang diperlukan oleh ahli pasukan/ pekerja untuk mengerjakan projek/ pekerjaan tertentu. Penggunaan pekerja adalah peratusan jam kerja yang boleh diberikan upah.
Workshop manpower capacity and resources - manpower capacity and resources is the number of available hours a team member/ worker has to work on a given project/ jobs. Employee utilization is the percentage of worked hours that are billable.

·         Rekod pesanan kerja – Rekod pesanan kerja merujuk kepada pesanan atau permintaan tugasan pekerjaan. Pesanan kerja ini adalah khusus untuk pekerja dan tugasan pekerjaan tersebut. Perkara ini merangkumi kadar keperluan setiap jam yang disepakati (upahnya) yang diperlukan, peruntukan kos, jangka masa penugasan, dan elemen lain yang digunakan untuk mengesan gabungan kombinasi setiap individu pekerja dan jawatannya, yang mana hal ini semua perlu direkodkan.
Job order record - job order refers to the job posting or requisition. A work order is specific to that worker and that job. It includes an agreed-upon hourly billing rate, cost allocation, length of assignment, and other elements used to track that specific combination of person and position. This all needs to be recorded.





1.3  Kenalpasti dan menentukan kapasiti dan sumber tenaga kerja bengkel.
Identify and determine workshop manpower capacity and resources.

Terdapat pelbagai kaedah pendekatan dalam mengenalpasti dan menetukan kapasiti dan sumber tenaga kerja di bengkel. Justeru itu, perlu kita ketahui sebagai seorang penyelia, harus peka kepada pihak atasan dan pekerja dibawah kita, dalam memastikan kerja-kerja penyelenggaraan/ pembaikan kenderaan, berjalan dengan lancar. Antara pendekatan itu ialah, memulakan dengan beberapa langkah-langkah di bawah:-
There are various approaches to identifying the capacity and resources of the workforce in the workshop. Therefore, we need to know that as a supervisor, we must be aware of our supervisors and employees, in ensuring that vehicle maintenance / repair work goes smoothly. Among the approaches is to start with the following steps: -

1.      Ketahui pasukan anda.
Know your team.

Mengetahui pasukan anda mungkin merupakan bahagian paling asas dalam membuat jadual kerja. Oleh itu, sangat asas, sehingga anda mungkin tertanya-tanya mengapa kita bersusah payah menjayakannya. Mengemukakannya dengan kenyataan bahawa banyak pengurus melakukan pekerjaan yang tidak semestinya untuk mengetahui pekerja mereka. Ada juga yang melangkau langkah ini sepenuhnya. Yang mereka minati adalah memastikan terdapat cukup banyak orang untuk menanggung setiap shift. Jadi mengapa mengetahui pasukan anda sangat penting? Kerana ia membolehkan anda membuat pilihan untuk memajukan kejayaan perniagaan daripada hanya mendapatkan pelayan yang mencukupi untuk kesibukan makan pagi, disesebuah restoran sebagai contoh.
Knowing your team is perhaps the most basic part of creating a work schedule. So basic, in fact, that you may be wondering why we even bothered mentioning it. Bring it up for the simple fact that many managers do a substandard job of really knowing their employees. Some even skip this step completely. All they’re concerned with is making sure there are enough people to cover every shift. So why is knowing your team so important? Because it allows you to make choices to further the success of the business rather than just getting enough servers for the lunch rush.

Dengan benar-benar mengetahui ahli pasukan anda, hal ini memberi anda kebebasan dan fleksibiliti untuk mencampuradukkan dan memadankan kemahiran, kekuatan, kelemahan, dan jenis keperibadian (hanya untuk sebilangan sahaja) untuk mewujudkan peralihan/shift yang sempurna untuk situasi apa pun. Untuk mempermudah proses ini, adalah disyorkan membuat senarai yang merangkumi:
Really knowing your team members gives you the freedom and the flexibility to mix and match skills, strengths, weaknesses, and personality types (just to name a few) to create the perfect shift for any situation. To make this process easier, we recommend making a list that includes:
·         Nama pekerja
The employee’s name
·         Kemahiran yang relevan
Relevant skills
·         Pensijilan
Certifications
·         Status penuh atau separuh masa
Full- or part-time status
·         Sekatan lebih masa
Overtime restrictions
·         Jenis keperibadian (cth., Keluar, ramah, introvert, dll.)
Personality type (e.g., outgoing, friendly, introverted, etc.)
·         Catatan lain yang mungkin berguna bagi anda (misalnya, cekap, dapat menangani orang ramai, teliti, dll.)
Other notes that you may find useful (e.g., efficient, can handle a large crowd, meticulous, etc.)

Dengan cara itu, semasa anda berusaha menyusun jadual, anda boleh merujuk senarai anda untuk mencari pekerja yang tepat untuk mengisi kekosongan dalam shift yang lebih baik daripada cuba bergantung pada ingatan anda. Kemudian, semasa anda mengetahui lebih banyak mengenai pekerja anda, tambahkan ke dalam senarai sehingga anda mendapat gambaran lengkap mengenai setiap ahli pasukan. Malah senarai asas ciri dan kemahiran pekerja anda dapat menjadikan langkah seterusnya jauh lebih mudah.
That way, when you’re trying to put together the schedule, you can refer to your list to find the right employee to fill a hole in an otherwise great shift rather than trying to rely on your memory. Then, as you learn more about your employees, add to the list so you’ve got a complete picture of each and every team member. Even a basic list of your employee’s traits and skills can make the next step infinitely easier.

2.      Bina shift di sekitar kakitangan terbaik anda.
Build shifts around your best employees.

Kita semua tahu siapa pekerja terbaik kita. Sekiranya tidak, inilah masanya untuk membuat senarai seperti yang kami nyatakan di atas. Pertimbangkan sifat seperti kecekapan, keperibadian, pengalaman, dan seberapa baik mereka bekerja dengan orang lain. Sebaik sahaja anda mempunyai senarai, bina shift pekerja yang paling sesuai untuk waktu itu. Ini memenuhi dua tujuan:
We all know who our best employees are. If you don’t, it’s time to make a list like we mentioned above. Consider traits like efficiency, personableness, experience, and how well they work with others. Once you have your list, build shifts around the employees best suited for that particular time.This serves two purposes:

·         Pertama, memastikan pekerja yang paling sesuai untuk setiap shift bekerja ketika itu. Oleh itu, sebagai contoh, pekerja yang paling cekap bekerja pada waktu tergesa-gesa (makan tengah hari) yang paling besar sementara pekerja yang lebih berperibadi bekerja apabila pelanggan lebih cenderung untuk berlama-lama (makan malam). Itu bukan untuk mengatakan bahawa anda tidak menginginkan kecekapan dan keperibadian dalam setiap shift, tetapi seorang pekerja yang lebih cenderung berdiri dan berbual dengan pelanggan selama lima minit mungkin bukan pilihan pertama untuk tengah hari tergesa-gesa.
First, it ensures that the employee(s) most suited to each shift are working then. So, for example, the most efficient employees work during the biggest rush (lunch) while the more personable employees work when customers are more likely to linger (dinner). That isn’t to say that you don’t want some semblance of efficiency and personableness on every shift, but an employee who is more likely to stand around and chat with a customer for five minutes probably isn’t the first choice for the midday rush.

·         Tujuan kedua yang dilakukan dengan membina pergantian pekerja terbaik anda adalah anda tahu anda mempunyai inti pengalaman yang boleh dipercayai oleh pekerja lain. Pekerja yang berpengalaman dapat dengan cepat meningkatkan kualiti shift kerana pekerja lain yang kurang berpengalaman menonton, belajar, dan meningkat ke standard yang lebih tinggi. Perkara ini berlaku untuk pekerja baru yang masih dalam latihan, dan juga pekerja baru yang berjaya melalui latihan tetapi masih belajar dengan teliti. Menggabungkan beberapa pekerja terbaik anda dengan beberapa pekerja baru anda adalah kaedah terbaik untuk mewujudkan kestabilan di semua shift.
The second purpose served by building shifts around your best employees is that you know you have a core of experience on which other employees can rely. An experienced employee can quickly improve the quality of a shift because other, less experienced, employees watch, learn, and rise to the higher standards. This is true for brand-new employees who are still in training, as well as recent hires who have made it through training but are still learning the ropes. Mixing some of your best employees with some of your newer employees is a great way to create stability across all shifts.

3.      Menetapkan kaedah komunikasi seluruh pasukan.
Establish a team-wide communication method.

Komunikasi penting untuk sebarang perniagaan/ pekerjaan. Tetapi dalam industri penyelenggaraan, perlu disedikan pekerja yang mencukupi untuk menampung shift yang kekurangan pekerja untuk menjadi pekerja sementara. Menetapkan kaedah komunikasi seluruh pasukan memudahkan anda dan pekerja anda mengetahui dengan tepat di mana mencari jadual kerja tersebut. Tidak ada lagi carian melalui aplikasi e-mel, mesej segera, dan SMS untuk mencari jadual kerja terbaru atau permintaan cuti yang anda perlukan. Semua orang menggunakan alat yang sama sehingga semua orang berada di halaman yang sama.
Communication is important for any business/jobs. But in the restaurant and retail industries, it can mean the difference between having enough employees to cover a shift and being short-staffed. Establishing a team-wide communication method makes it easy for you and your employees to know exactly where to look for your work schedule. There’s no more searching through email, instant message, and texting apps to find the newest work schedule or that time-off request you need. Everyone uses the same tool so everyone’s on the same page.

Sekiranya anda belum melakukannya, sediakan kaedah komunikasi seluruh pasukan ini dengan segera. Dengan kebanyakan orang menggunakan telefon pintar hari ini, pertaruhan terbaik anda adalah memilih kaedah yang menggunakan teknologi omni-present ini. Teks adalah salah satu kaedah tersebut. Permesejan segera dapat disampaikan pada pekerja yang lain.
If you haven’t already, set up this team-wide communication method right away. With most people using smartphones these days, your best bet is to choose a method that makes use of this omni-present technology. Texting is one such method. Instant messaging is another.

Pilihan hebat lain adalah aplikasi seperti telefon pintar. Telefon pintar adalah alat yang dibuat khusus untuk komunikasi berkesan dan perkara penting. Pelbagai aplikasi membolehkan anda meningkatkan komunikasi dalaman melalui berbual dan berkongsi mesej, foto, video, dan pautan. Di samping itu, anda boleh berkomunikasi dengan individu tertentu, kumpulan, atau semua pekerja pada masa yang sama.
Another great option is a smart phone. Smart phone is a tool made specifically for effective communication and important step. Several aplication allows you to improve internal communication through chatting and the sharing of messages, photos, videos, and links. In addition, you can communicate with a specific individual, a group, or all employees at the same time.

4.      Keluarkan jadual dengan cepat.
Get the schedule out quickly.

Mengeluarkan jadual kerja baru selalu menjadi masa yang gementar bagi pekerja. Sebilangan besar akan menggunakan kalendar peribadi mereka untuk mula merancang kehidupan peribadi mereka dan melihat apakah terdapat konflik besar. Pekerja anda memerlukan masa untuk menyesuaikan diri. Selain itu, anda perlu memberi banyak masa agar konflik tersebut, dan perubahan yang mereka bawa, dapat diselesaikan. Itulah sebabnya sangat penting untuk mengeluarkan jadual secepat mungkin.
The release of a new work schedule is always a nervous time for employees. Most will run to their own personal calendars to start planning their personal lives and to see if there are any major conflicts. Your employees need that time to adjust. On top of that, you need to give plenty of time for those conflicts, and the changes they bring, to be resolved. That’s why it’s so important to get the schedule out as quickly as possible.

Adalah disyorkan menyelesaikan dan menyebarkan jadual sekurang-kurangnya dua minggu sebelum akhir jadual semasa. Ini memberi pekerja anda banyak masa untuk:
It is recommend finalizing and distributing the schedule at least two weeks before the end of the current schedule. This gives your employees plenty of time to:

·         Penjadualan dan menjadualkan semula komitmen peribadi.
Schedule and reschedule personal commitments
·         Shift pekerja
Trade shifts
·         Cari pengganti
Find a substitute
·         Bercakap dengan anda mengenai hari dan masa mereka sesuai untuk bekerja
Talk to you about the days and times they work

Cara terpantas untuk menyebarkan jadual anda adalah dengan aplikasi berasaskan awan (could). Aplikasi ini membolehkan anda menghasilkan satu dokumen, mempostingnya dalam talian, dan memberi akses supaya pekerja anda dapat melihat jadual dua puluh empat jam sehari, tujuh hari seminggu, tiga ratus enam puluh lima hari dalam setahun. Itu jauh lebih pantas daripada berusaha menyerahkan salinan cetak kepada setiap ahli pasukan. Dan sebagai bonus penjimatan masa tambahan, apabila anda membuat perubahan pada dokumen dalam talian, ia dapat dilihat dengan serta-merta oleh semua orang yang terlibat. Ini menjadikan penyelesaian konflik dan membuat penggantian menjadi lebih mudah. Ini juga mengurangkan kebingungan kerana mempunyai banyak salinan jadual yang ada.
The quickest way to distribute your schedule is with a cloud-based app. These apps allow you to produce one document, post it online, and grant access so your employees can view the schedule twenty-four hours a day, seven days a week, three hundred and sixty-five days a year. That’s much faster than trying to hand out a printed copy to each and every team member. And as an added time-saving bonus, when you make changes to the online document, they are instantaneously visible to everyone involved. This makes resolving conflicts and making substitutions so much easier. It also cuts down on the confusion of having multiple copies of the schedule floating around.


5.      Hormati pilihan kerja dan permintaan waktu rehat bergantung kepada kesesuai yang boleh.
Honor work preferences and time-off requests as much as possible.

Perkara yang paling asas adalah, menghormati pilihan kerja dan permintaan cuti akan membina muhibah, meningkatkan kepuasan pekerja, dan membantu anda mengekalkan pekerja yang baik. Sekurang-kurangnya, ini adalah bahagian penting dalam proses penjadualan. Hal ini juga boleh menjadikan proses membuat jadual yang memakan masa.
At the most basic, honoring work preferences and time-off requests builds goodwill, increases employee satisfaction, and helps you retain good workers. It’s a pretty important part of the scheduling process, to say the least. It can also be an incredibly time-consuming part of the scheduling process.

Tetapi anda dapat mengurangkan masa yang diperlukan untuk memproses semua maklumat ini dengan menyimpan pilihan kerja dan permintaan cuti pekerja anda di satu tempat. Tidak kira sama ada folder manilla/ kertas manila, nota ringkas di telefon anda, atau dokumen di komputer anda. Apa yang penting ialah anda sering merujuk maklumat semasa membuat jadual anda.
But you can cut down on the time it takes to process all this information by keeping your employees’ work preferences and time-off requests in one place. It doesn’t matter if it’s a manilla folder, a quick note on your phone, or a document on your computer. What does matter is that you refer to the information often when creating your schedule.

Salah satu cara yang paling berkesan untuk melakukannya adalah dengan menggunakan dokumen induk berasaskan awan (aplikasi cloud) yang serupa dengan dokumen yang anda gunakan untuk membuat dan menyebarkan jadual anda. Anda boleh memberi kebenaran kepada pekerja anda untuk menambah dokumen ini dan kemudian meminta mereka menyerahkan pilihan kerja dan cuti mereka di satu lokasi ini. Ia seperti mempunyai kotak permintaan cuti yang dipasang di dinding di ruang rehat, hanya "kotak" ini yang dapat diakses pada bila-bila masa, di mana saja. Salah satu aplikasi awan (cloud) ialah Outlook dan Google Drive.
One of the most efficient ways to do this is to use a cloud-based master document similar to the document you used to create and distribute your schedule. You can give your employees permission to add to this document and then ask them to submit their work and time-off preferences in this one location. It’s very much like having a time-off request box mounted on the wall in the break room, only this “box” is accessible anytime, anywhere. One of the cloud applications is Outlook and Google Drive.

Setelah anda menentukan bagaimana pekerja anda mengemukakan pilihan kerja dan permintaan cuti mereka, adalah mustahak anda menetapkan beberapa peraturan untuk mengatur prosesnya. Anda harus menangani perkara seperti ketika pekerja dapat dan tidak dapat meminta cuti, sejauh mana permintaan itu perlu dibuat, dan apa sahaja yang khusus untuk perniagaan/ pekerjaan anda. Contohnya, kerana cara jadual anda dibina, pekerja hanya dapat mengambil cuti dalam blok lima hari atau kurang. Perkara itu semestinya digariskan dalam peraturan.
After you establish how your employees submit their work preferences and time-off requests, it’s essential that you set up some rules to govern the process. You should address things like when employees can and can’t request time off, how far in advance the request needs to be made, and anything that is specific to your business. For example, because of the way your schedule is built, employees may only be able to take time off in blocks of five days or less. That should certainly be outlined in rules.

Anda kemudian perlu menetapkan peraturan yang menentukan bagaimana anda memutuskan antara permintaan bertindih yang dapat menjadi lebih umum dan lebih banyak ketika meluluskan cuti. Anda boleh menyesuaikan bahagian untuk menyelesaikan konflik cuti sehingga sesuai dengan setiap situasi tertentu, tetapi anda harus selalu mempertimbangkan perkara-perkara seperti kekananan, alasan permintaan, apa yang terbaik untuk perniagaan/ pekerjaan, dan ketika permintaan itu dibuat dan dikirimkan. Menetapkan peraturan seperti ini berfungsi untuk menjadikan proses penyelesaian telus dan jelas kepada pekerja anda. Anda boleh menjelaskan kepada pekerja A sebab-sebab tertentu mengapa anda membiarkan pekerja B mendapat cuti (kekananan dan pekerja B mendapat permintaannya terlebih dahulu), dan bukannya membiarkan pekerja A berfikir ada semacam pilih kasih yang terlibat dan sedang berlaku. Hal ini membuatkan semua orang gembira, menjadikan semuanya berjalan lancar, dan membantu mengelakkan konflik antara semua pihak yang terlibat.
You’ll then need to set the rules that determine how you decide between overlapping requests that can become more and more common as holidays approach. You can tailor the rubric for settling time-off conflicts to fit each particular situation, but you should always consider things like seniority, reason for the request, what’s best for the business, and when the request was submitted. Establishing rules like these serves to make the resolution process transparent and clear to your employees. You can explain to employee A the specific reasons why you let employee B have the time off (seniority and employee B got her request in first), rather than letting employee A think there was some sort of favoritism involved. This keeps everyone happy, keeps everything running smoothly, and helps avoid conflicts between all parties involved.

6.      Minta pekerja menjalankan sebilangan penjadualan kerja.
Get employees to do some of the work scheduling.

Perkara mengenai penjadualan yang dilupakan oleh kebanyakan pengurus adalah bahawa mereka tidak perlu melakukan semua tugas berat itu sendiri. Memberi peluang kepada pekerja anda untuk melakukan beberapa penjadualan sendiri adalah cara terbaik untuk:
The thing about scheduling that most managers forget is that they don’t have to do all the heavy lifting on their own. Providing your employees with the opportunity to do some of the scheduling themselves is a great way to:

·         Menanggung sedikit beban
Take some of the burden
·         Pastikan mereka terlibat dalam pekerjaan mereka.
Keep them engaged in their work.

Pertimbangkan untuk menjadualkan satu atau dua pekerja terbaik anda untuk setiap shift sebagai satu permulaan dalam membuat jadual. Kemudian berikan akses kepada semua orang ke jadual yang tidak lengkap ini dan biarkan mereka mengisi semasa mereka mahu bekerja.
Consider scheduling one or two of your best employees for each shift as a way to start. Then give everyone access to this incomplete schedule and allow them to fill in when they want to work.

Sekiranya anda ingin mencuba kaedah penjadualan ini, izinkan perubahan untuk jangka waktu yang ditetapkan (mungkin dua hari) kemudian tutup untuk perubahan jadual. Akhirnya, lakukan dan buat perubahan mengikut apa yang diperlukan oleh setiap shift. Apabila semuanya selesai untuk kepuasan anda, sediakan jadual untuk semua orang lagi.
If you want to try this method of scheduling, allow changes for a set period of time (maybe two days) then close the schedule to outside alteration. Finally, go through and make changes according to what each shift needs. When everything is finished to your satisfaction, make the schedule available to everyone again.

Sekiranya anda telah menjadwalkan semuanya dari awal, anda mungkin mempertimbangkan untuk mencuba kaedah baru ini selama beberapa bulan untuk melihat cara kerjanya. Anda membuat dokumen biasa dalam talian dan kemudian memberi semua orang akses ke dokumen itu selama beberapa hari. Apabila tiba masanya untuk menyelesaikan jadual, tutup dokumen, buat perubahan, dan kemudian buka semula untuk dilihat. Semudah itu.
If you’ve been scheduling everything right from the get-go, you might consider trying this new method for a few months to see how it works. You create a common document online and then give everyone access to that document for a few days. When it’s time to finalize the schedule, close the document, make your changes, and then reopen it for viewing. It’s just that easy.


7.      Biarkan pekerja mencari pengganti sendiri.
Let employees find their own substitutes.

Memberi tanggungjawab kepada pekerja anda untuk mencari pengganti untuk menutup giliran mereka ketika mereka tidak dapat bekerja adalah cara lain untuk mengurangkan beban kerja anda sendiri. Daripada meminta pekerja memanggil anda untuk mengatakan bahawa mereka tidak akan datang hari ini, pekerja boleh menghantar pemberitahuan yang memberitahu semua orang bahawa dia sakit dan bahawa dia memerlukan pengganti. Rangkaian komunikasi seluruh pasukan yang disebutkan sebelumnya dalam artikel, adalah tonggak proses ini.
Giving your employees the responsibility to find a substitute to cover their shift when they can’t work is another way you can reduce your own workload. Instead of having the employee call you to say they won’t be coming in today, the employee can send out a notification informing everyone that he’s sick and that he needs a substitute. The team-wide communication network mentioned earlier in the article is the cornerstone of this process.

Pekerja lain yang bersedia bekerja dapat memberi tindak balas yang sama pantas. Sesuatu yang mungkin memakan masa satu jam atau lebih dan banyak panggilan telefon dari pihak anda, kini dapat diselesaikan dalam beberapa minit. Walaupun begitu, anda harus selalu mempunyai panduan untuk memastikan perkara tidak terkendali dan memberi kesan negatif kepada perniagaan/ pekerjaan anda. Pertama, pastikan bahawa semua orang tahu bahawa semua bahagian, shift, penggantian, dan perubahan harus disetujui oleh anda, pengurus, dan bahawa tidak ada yang muktamad sehingga anda meneruskannya/ membuat keputusan. Maklumkan kepada semua ahli pasukan bahawa peruntukan ini ada supaya setiap shift mendapat gabungan kemahiran yang tepat.
Other employees who are willing to work can respond equally as fast. Something that might have taken an hour or more and countless phone calls on your part, can now be concluded in a matter of minutes. That said, you should always have guidelines in place to make sure things don’t get out of hand and negatively affect your business. First, make sure that everyone knows that all trades, replacements, and substitutions have to be approved by you, the manager, and that nothing is final until you give it your go ahead. Inform all team members that this provision is in place so that each shift gets the right mix of skills.

Pedoman lain yang baik adalah semua penggantian, bahagian, dan penggantian haruslah seseorang yang telah melakukan pekerjaan sebelumnya, dan masih dapat melakukannya dengan tahap kecekapan yang wajar. Anda tidak mahu pekerja tidak sepatutnya yang mengendalikan pekerjaan yang mereka sendiri tidak mahir.
Another good guideline to have is that all replacements, trades, and substitutions should be someone who has done the job before, and can still do it with a reasonable degree of efficiency. You do not want unskilled workers to handle jobs that they themselves are not skilled at.

Mengharuskan mereka mencari pengganti mereka sendiri adalah cara terbaik untuk menanamkan rasa kematangan dan perhatian dalam diri pekerja anda. Di samping itu, ia membantu pekerja merasa terlibat dalam pekerjaan dan memikirkan apa yang terlibat dalam proses penjadualan. Dengan menunjukkan kepada pekerja anda apa yang terlibat dalam membuat jadual kerja dan mencari pengganti, anda dapat memahami bahawa jadual itu bukan sesuatu yang boleh diubah dengan sengaja. Sekiranya mereka dijadualkan dan mereka mampu, mereka perlu berusaha.
Requiring that they find their own substitutes is a great way to instill a sense of maturity and thoughtfulness in your employees. In addition, it helps employees feel engaged in the business and think about what is involved in the scheduling process. By showing your employees what is involved in creating a work schedule and finding substitutes, you can create a sense that the schedule is not something to be changed willy-nilly. If they are scheduled and they are able, they need to work.

8.      Buat carta ketersediaan
Create an availability chart

Kadang kala pekerja tidak dapat mencari pengganti untuk menutup giliran mereka. Apabila itu berlaku, terpulang kepada anda untuk mencari seseorang yang bekerja. Ini adalah masa-masa ketika carta ketersediaan menjadikan semuanya menjadi lebih lancar.
Sometimes an employee can’t find a substitute to cover their shift. When that happens, it’s up to you to find someone to work. It’s times like those when an availability chart makes the whole thing go so much smoother.

Kecemasan akan muncul. Tidak dapat dielakkan. Tetapi daripada membiarkannya secara kebetulan, carta ketersediaan dapat berfungsi sebagai “rancangan B” anda. Versi paling mudah hanyalah senarai setiap pekerja dan berapa hari dan masa mereka boleh bekerja. Mereka mungkin tidak dijadualkan untuk semua hari dan waktu itu dan, oleh itu, mungkin bersedia untuk mengambil shift tambahan di sini atau di sana. Versi yang lebih rumit adalah jadual lengkap lain yang menyenaraikan pekerja yang ada yang boleh masuk dalam setiap perubahan.
Emergencies will come up. It’s inevitable. But rather than leaving it all to chance, an availability chart can act as your “plan B”. The simplest version is just a list of each employee and what days and times they’re available to work. They may not be scheduled for all those days and times and, so, might be willing to pick up an extra shift here or there. The more complicated version is another full schedule listing available employees who can come in during each and every shift.

Fikirkan carta ketersediaan anda seperti rentetan kedua pasukan bola keranjang. Sekiranya seseorang tidak dapat "bermain", anda mempunyai beberapa pilihan yang bersedia keluar dari bangku simpanan. Pada akhirnya, ini mempermudah proses penggantian seterusnya dapat menyelesaikan masalah. Hal ini juga dapat mengurangkan tekanan yang timbul, ketika wujud keperluan pengganti pada saat-saat terakhir.
Think of your availability chart like the second string on a basketball team. If someone can’t “play”, you’ve got a number of choices who would be willing to come off the bench. Ultimately, this simplifies the substitute process by taking the thought out of it. It can also reduce the stress involved when the need for a last-minute substitute arises.



9.      Mempunyai cadangan pengantian untuk sandaran/pengantian anda.
Have a backup for your backup

Penyair Robert Burns pernah menulis mengenai skema tikus dan lelaki dan bagaimana mereka sering keliru. Di sinilah kita mendapat pepatah, "Rancangan tikus dan lelaki yang paling baik ..." untuk merujuk kepada kenyataan bahawa tidak kira seberapa teliti sesuatu yang dirancang, sesuatu mungkin masih salah. Sekiranya anda pernah menjadi pengurus dalam jangka masa yang panjang, anda akan mengetahui hakikat kehidupan ini. Oleh itu, walaupun anda mempunyai carta ketersediaan anda yang menggariskan pekerja yang bersedia bekerja dalam masa yang singkat, anda mungkin memerlukan cadangan untuk perancangan ini, atau rancangan C untuk perancanga B anda.
The poet Robert Burns once wrote about the schemes of mice and men and how they so often go awry. It’s where we get the saying, “The best laid plans of mice and men…” to refer to the fact that no matter how carefully a thing is planned, something may still go wrong. If you’ve been a manager for any length of time, you’re well acquainted with this fact of life. So even though you’ve got your availability chart that outlines employees who are available to work on short notice, you may need a backup to this backup, or a plan C to your plan B.


Itulah sebabnya kami mengesyorkan menyediakan senarai pekerja sambilan yang dipercayai dan boleh dipercayai yang boleh anda hubungi apabila semua pilihan anda yang lain telah gagal. Pekerja-pekerja ini mungkin bekas pekerja yang berhenti dengan syarat baik atau calon pekerja yang menemuduga tetapi tidak mendapat pekerjaan. Anda mungkin berfikir bahawa orang-orang ini tidak akan pernah bersedia untuk datang dalam masa yang singkat, tetapi anda tidak akan tahu sehingga anda bertanya. Mantan pekerja mungkin tidak sabar untuk bekerja dengan pasukan anda lagi, dan calon pekerja mungkin akan berpeluang untuk mendapatkan pekerjaan anda.
That’s why we recommend setting up a list of trusted and reliable part-time workers you can contact when all your other options have failed. These workers may be former employees who left on good terms or prospective employees who interviewed but didn’t get hired. You may think these people would never be willing to come in on such short notice, but you never know until you ask. Former employees may look forward to working with your team again, and prospective employees may jump at the chance to get a toe in the door.

10.  Gunakan alat terbaik untuk pekerjaan
Use the best tool for the job

Sekiranya anda pernah mencuba paku dengan pemutar skru, anda tahu pentingnya menggunakan alat terbaik untuk pekerjaan yang ada. Membuat jadual kerja tidak berbeza. Alat yang betul dapat menjadikan pekerjaan lebih mudah dan cepat diselesaikan.
If you’ve ever tried to drive a nail with a screwdriver, you know the importance of using the best tools for the job at hand. Creating a work schedule is no different. The right tools can make the job easier and quicker to complete.

Bahkan alat yang dimaksudkan untuk tujuan lain (seperti Word atau Excel) dapat melancarkan proses penjadualan jika dibandingkan dengan kaedah pena-dan-kertas lama. Dan sekarang, dengan pengkomputeran awan menembusi setiap sudut dunia perniagaan, versi Word dan Excel dalam talian percuma (Contonya perisian Google Docs and Sheets) menjadikan prosesnya lebih mudah.
Even tools meant for other purposes (like Word or Excel) can streamline the scheduling process when compared to the age-old pen-and-paper method. And now, with cloud computing penetrating every corner of the business world, free online versions of Word and Excel (e.g., Google Docs and Sheets) make the process even simpler.


1.4  Menganalisis jadual kerja.
Analyse work schedule.

Menganalisis jadual kerja merujuk kepada pembahagian tugas kepada pekerja untuk bekerja dalam kumpulan bergantian untuk jumlah jam yang tetap. Panjang shift, format jadual, corak kerja on-off dan lebih masa adalah teknik penjadualan kerja utama. Panjang temph shift melibatkan dan menentukan shift dengan panjang jam setiap shift. Format jadual melibatkan memberi pekerja shift yang sama setiap hari atau memutarkannya untuk bekerja dalam shift yang berbeza pada hari yang berbeza. Corak kerja tidak aktif melibatkan peruntukan hari berturut-turut sebagai hari bekerja, cuti hujung minggu atau cuti. Lebih masa berlaku apabila pekerja melebihi waktu bekerja melebihi waktu shift normal.
Analyse work schedule refers to the allocation of duties to employees to work in alternating groups for a fixed number of hours. Shift length, schedule format, on-off work patterns and overtime are the main work shift scheduling techniques. Shift length involves determining shifts by the length of hours of each shift. Schedule format involves assigning workers the same shift each day or rotating them to work in different shifts on different days. On-off work patterns involve allocating successive days as work days, weekend offs or days off. Overtime occurs when workers exceed the working hours beyond the normal shift hours.

1.      Menentukan Gaji Tahunan Untuk Kerja Shift

2.      Membuat Kalendar Jadual Kerja 7 Hari Asas

3.      Menentukan Faktor Bantuan Kakitangan

4.      Kira Margin Sumbangan Pembolehubah


Pilih jadual pertukaran kerja yang sesuai berdasarkan sasaran pengeluaran perniagaan. Tentukan berapa hari perniagaan anda akan beroperasi dan jam operasi setiap hari untuk memenuhi sasaran pengeluaran. Kembangkan jadual shift waktu yang akan digunakan ketika memberikan tugas untuk setiap hari, misalnya, peruntukkan lapan shift, 10- atau 12-jam untuk setiap hari dalam seminggu jika menggunakan format panjang shift.
Choose the appropriate work shift schedule based on the production targets of the business. Determine the number of days your business will operate and the hours of operation for each day in order to meet production targets. Develop a shift time table that will be used when assigning duties for each day, for example, allocate eight-, 10- or 12-hours shifts to each day of the week if using the shift length format.


Bahagikan jumlah jam kerja sehari dengan jangka masa shift yang anda pilih untuk menentukan jumlah shift dalam sehari ketika menggunakan jadual panjang shift. Contohnya, jadual kerja sehari boleh mempunyai shift empat jam, enam jam atau lapan jam dan oleh itu mempunyai enam, empat atau tiga shift setiap 24 jam sehari. Kurangkan jumlah hari cuti, atau cuti hujung minggu untuk jumlah hari bekerja anda untuk mendapatkan jumlah shift ketika menggunakan jadual on-off.
Divide the total number of working hours a day by your chosen shift duration to determine the number of shifts in a day when using the shift length schedule. For example, a day's work schedule can have four-hour, six-hour or eight-hour shifts and therefore have six, four or three shifts per 24-hour day. Subtract the number of days off, or weekends off for the total number of your working days to get the number of shifts when using the on-off schedule.


Tambahkan jumlah pekerja yang diperlukan dalam setiap shift dan kalikan jumlahnya dengan jumlah shift dalam sehari untuk mendapatkan jumlah pekerja yang diperlukan, misalnya, jika anda mempunyai 12 pekerja per shift dan jumlah empat shift, kalikan 12 empat untuk mendapatkan jumlah pekerja.
Add the total number of workers required in each shift and multiply the total with the number of shifts in a day to get the total number of workers needed, for example, if you have 12 workers per shift and a total of four shifts, multiply 12 by four to get the total number of workers.


Gandakan jumlah pekerja yang diperlukan dengan jumlah pasukan yang anda miliki sekiranya mempunyai pasukan unik yang berbeza beroperasi pada hari yang terpisah dalam seminggu. Sebagai contoh, kalikan 12 pekerja per shift, dengan tiga shift dalam sehari, kemudian dengan dua pasukan unik untuk mendapatkan jumlah pekerja, (12 --- 3 --- 2 = jumlah pekerja). Anda boleh menerapkan teknik ini dalam menjadualkan shift 10 jam yang memerlukan lebih banyak kakitangan untuk menampung enam jam tambahan yang dihasilkan dari 30 jam bekerja dalam jadual 24 jam sehari, iaitu tiga shift digandakan dengan 10 jam sehingga 30 jam kerja . Oleh itu, jika anda mengurangkan 24 jam sehari dari 30 jam bekerja anda akan mendapat enam jam tambahan.
Multiply the total number of workers needed by the number of teams you have in the event of having different unique teams operating on separate days of the week. For example, multiply 12 workers per shift, by three shifts in a day, then by two unique teams to get the total number of workers, (12---3---2= total number of workers). You can apply this technique in scheduling 10-hour shifts that require more personnel to cover for the extra six hours that result from 30 working hours in a 24-hour day schedule, that is, three shifts multiplied by 10 hours resulting to 30 working hours. Therefore, if you subtract 24-hour day from 30 working hours you get six extra hours.

Petua - Libatkan cadangan pekerja dan anggota pengurusan atasan organisasi anda yang lain untuk dapat menyediakan jadual kerja yang komprehensif.
Tip - Engage the suggestion of workers and other member of your organization's top management to be able to prepare a comprehensive working schedule.

Amaran - Jangan biarkan pekerja membuat jadual kerja yang panjang dan lebih masa yang tidak perlu kerana produktiviti mereka akan berkurang kerana keletihan emosi dan fizikal.
Warning - Do not subject workers long work schedules and unnecessary overtime because their productivity would reduce because of emotional and physical burnout.

Templat Analisis Pekerjaan
Job Analysis Templates

Analisis pekerjaan meneliti semua aspek pekerjaan tertentu, termasuk kegiatan yang terlibat dalam melaksanakan pekerjaan, lingkungan di mana pekerjaan itu dilakukan, dan kelayakan yang diperlukan.
A job analysis examines all aspects of a particular job, including the activities involved in carrying out the job, the environment in which the job is performed, and the required qualifications.

Di bawah ini, anda akan menemui templat analisis pekerjaan dan disesuaikan yang boleh digunakan. Templat ini boleh digunakan dengan mudah namun direka secara profesional untuk membantu anda membuat proses analisis pekerjaan yang sistematik.
Below, you’ll find a  customizable job analysis templates available that can be used. These templates can are easy to use yet professionally designed to help you create a systematic job analysis process.

Jadual 1.2 Contoh Templat Analisis Pekerjaan
Table 1.2 Examples of Job Analysis Templates
TAJUK KERJA
JOB TITLE

TANGGUNGJAWAB KERJA DAN MATLAMAT KESELURUHAN
JOB RESPONSIBILITIES AND OVERALL GOALS

HARI KE HARI
TUGASAN
DAY-TO-DAY
TASKS

PENDIDIKAN / LATIHAN DIPERLUKAN
EDUCATION / TRAINING REQUIRED

PENGALAMAN DIHASILKAN
EXPERIENCE PREFERRED

KEMAHIRAN DIBERIKAN
SKILLS PREFERRED

TRAIT PERIBADI DIBERIKAN
PERSONALITY TRAITS
PREFERRED

KEPERLUAN FIZIKAL
PHYSICAL REQUIREMENTS

GAJI minimum
dan maksimum/
PURATA GAJI
WAGES minimum
and maximum / SALARY RANGE

KEPERLUAN TAMBAHAN
JAWATAN  waktu kerja, perjalanan, ketersediaan umum, dll.
ADDITIONAL REQUIREMENTS
OF THE POSITION
work hours, travel, general availability, etc.





1.5  Menyediakan jadual kerja
Prepare work schedule

Terdapat pelbagai jenis jadual kerja yang digunakan mengikut kesesuai tempat kerja dan cara beroperasi. Bagi bengkel kenderaan, jadual waktu bekerja adalah berbeza-bebza mengikut polisi syarikat. Kebiasanya antara pukul 8:00pagi hingga 5:00 petang, 5 hari bekerja (Isnin-Jumaat) dan Hari sabtu dan ahad adalah cuti. Berikut adalah beberapa contoh waktu bekerja bagi bengkel-bengkel kenderaan perdagangan:
There are different types of work schedules that are used according to the workplace and the way they operate. For workshops, work schedules vary according to company policy. Usually between 8am and 5pm, 5 working days (Mon-Fri) and Saturdays and Sundays are holidays. Here are some examples of working hours for commercial vehicle workshops:

Jadual 1.3: Contoh masa waktu bekerja di bengkel kenderaan
Table 1.3: Examples of working hours in vehicle workshops
CONTOH
EXAMPLE
WAKTU BEKERJA
WORKING HOURS
HARI BEKERJA
WORKING DAYS
HARI CUTI
HOLIDAY
1
8:00 AM – 5:00PM
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
2 HARI
(SABTU & AHAD)
2
8:00 AM – 4:00PM


8:00 AM – 1:00PM

5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
1 HARI
(SABTU SEPARUH HARI)
½  HARI
(SABTU)
1 HARI
( AHAD)
3
9:00 AM – 5:00PM


8:00 AM – 1:00PM
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
1 HARI
(SABTU SEPARUH HARI)
½  HARI
(SABTU)
1 HARI
( AHAD)

Jadual diatas adalah beberapa contoh jadual kerja berpandukan masa kerja seharian. Pada watu ini, pekerja-pekerja mestilah ada ditempatkan kerja, bagi menjalankan aktiviti kerja, supaya syarikat mendapat keuntungan dengan servis yang berkualiti daripada pekerjanya.
The table above is some examples of work schedules based on day to day work. At this point, employees must be employed, in order to carry out their work activities, in order for the company to benefit from quality service from its employees.

Sesuatu kerja perlu disiapkan dalam masa yang munasabah. Contohnya, tukar brek lining mengambil masa selama satu jam dan tidak sepatutnya meleret sehingga ke tiga jam. Tempoh servis dan penyelenggaraan juga mempengaruhi jadual kerja.
Something needs to be done in a timely manner. For example, changing the brake lining takes about an hour and should not swipe for up to three hours. The duration of service and maintenance also affects the work schedule.

Kebiasaannya, terdapat tempoh penyelenggaraan dan servis mengikut masa yang ditetapkan. Hal ini bertujuan untuk memastikan kerja yang dilakukan siap dalam masa yang sepatutnya dan berkualiti.
Usually, there are periods of maintenance and service on a regular basis. This is to ensure that the work done is done in a timely and quality manner.

Contohnya adalah tidak munasabah untuk menukar cecair brek lori satu tan selama 8jam, wahal kerja boleh disiapkan hanya dalam 1jam. Masa menservis juga bergantung kepada keberadaan alat ganti. Jika alat ganti belum sampai, juga mempengaruhi masa menyelenggara atau servis. Contoh jadual aktiviti kerja mengikut masa adalah seperti berikut:
For example it would be unreasonable to convert a one-ton truck brake fluid for 8 hours, if the work could be completed in just 1 hour. The service time also depends on the availability of spare parts. If the spare parts are not arrived, it also affects maintenance or service time. Examples of time schedules of work activities are as follows:

Jadual 1.4: Contoh Jadual aktiviti kerja mengikut masa
Table 1.4: Example Schedule of work activities over time
BIL.
NO.
AKTIVITI KERJA
WORK ACTIVITIES
TEMPOH MASA UNTUK DISIAPKAN
TIME TO APPLY
ALAT GANTI
SPARE PART
1
Tukar brek pad depan kiri dan kanan
Change front brake pads left and right
30 minit
30 minutes
Pad Brek
Pad Brake
2
Tukar kekasut brek belakang kiri dan kanan
Change left and right rear brake brakes
30 minit
30 minutes
Kekasut brek
Brake shoe
3
Rombak atas enjin
Top overhaul engine
3 jam
3 hours
Gasket set rombak atas enjin, Gam silicon, Coolant
Gasket set top overhaul engine, Silicon glue, Coolant
4
Rombak am enjin
General overhaul
8 jam
8 hours
Gasket set rombak atas enjin, Gam silicon, Penyejuk, Minyak enjin, kertas gasket, Penapis minyak enjin, air
General overhaul Engine Gasket Set, Silicon Glue, Cooler, Engine Oil, Paper Gasket, Engine Oil Filter, Water
5
Penalaan enjin
Engine tuning
3 minit
3 minutes
-
-
6
Servis 6000km/3bulan mana yang datang dulu.
Service at 6000km / 3 month service who comes first.
45 minit.
45 minutes.
Minyak enjin, Penapis minyak enjin, Air
Engine oil, Engine oil filter, Water

Terdapat pelbagai contoh susun atur aktiviti kerja di bengkel kenderaan perdagangan. Apa yang dibincangkan sekarang ini, merupakan satu contoh aliran kerja penyelenggaraan kenderaan yang boleh diguna pakai untuk susun atur aktiviti kerja.
There are various examples of work activity layouts in trade vehicle workshops. What is being discussed today is an example of a vehicle maintenance workflow that can be used to layout work activities.

Apabila pelanggan menghantar kenderaan untuk dibaiki, ia akan ke kaunter pelanggan untuk bertemu dengan penasihat servis. Penasiahat serivs akan mendengar masalah pelanggan dan mencatitnya dalam kad kerja (job card). Masalah pelanggan biasanya meliputi:
When a customer sends a vehicle for repair, it will go to the customer's counter to meet with a service advisor. The service provider will hear the customer's problem and record it on the job card. Customer issues typically include:

·         Servis atau penyelenggaraan berjadual
Scheduled service or maintenance
·         Servis atau penyelenggaraan kerosakan kecil (minor problem)
Minor problem servicing or maintenance
·         Servis atau penyelenggaraan kerosakan besar (major problem)
Major problem servicing or maintenance


Jika masalah itu melibatkan kerosakan kecil atau kerosakan besar, penasihat servis akan memanggil foremen, untuk memeriksa dengan lebih lanjut lagi bagi mengetahui kerosakan sebenar. Kemudian foreman akan memberitahu kembali penasihat servis tentang apa yang rosak atau ujian lanjut yang diperlukan, untuk di tuliskan ke dalam kad kerja.
If the problem involves minor damage or major damage, the service advisor will call the foremen, to investigate further to determine the actual damage. The foreman will then notify the service advisor again of the defective or required further test, to be entered into the work card.

Kemudian, penasihat servis akan menghantar kad kerja ke pengawal kerja ( contoller) untuk tindakan lanjut. Pengawal kerja akan membahagi-bahagi kerja mengikut mekanik-mekanik yang ada, sesuai dengan kepakaran mereka ataupun mengikut mekanik yang belum lagi diberikan kerja untuk diselesaikan, pada masa itu.
Then, the service advisor will send the work card to the work controller (contoller) for further action. The job supervisor will divide the work according to the mechanics available, according to their expertise or according to the mechanic that has not been assigned to work, at that time.

Ada beberapa keadaan yang memungkinkan, pekerja mengambil masa tambahan untuk bekerja. Perkara ini berlaku apabila kerja-kerja itu perlu disiapkan pada esok hari untuk memenuhi keperluaan pelanggan. Justeru itu, upah lebih masa perlulah dibayar bagi merealisasikan kehendak pelanggan tersebut. Kadar upan lebih masa ini diperlukan supaya pekerja bawahan sentiasa bersemangan untuk bekerja, jika tidak mereka tidak mahu bekerja lebih kerana tiada upah tambahan. Pembayaran kerja lebih masa ini mengikut kadar upah harian biasanya. Kebiasaannya, kadar upah lebih masa ialah
There are several possible situations where workers take extra time to work. This happens when the work needs to be completed tomorrow to meet customer needs. Therefore, overtime costs have to be paid to meet the customer's needs. More overtime rates are needed so that lower-paid workers are constantly struggling to work, otherwise they do not want to work more because there is no additional wage. Overtime pay is based on the average daily wage rate. Usually, overtime rates are

·         di darab dengan 1.5 untuk kerja hari bias.
multiplied by 1.5 for the normal day..
·         Darab 2 untuk hari cuti hujung minggu.
multiplied by 1.5 for the holiday.
·         Darab dengan 3 untuk hari kelepasan am seperti Hari Raya, Krismas, Deepavali, Hari Pekerja dan sebagainya.
Multiply by 3 for public holidays such as Hari Raya, Deepavali, Christmas, Labour Day and so on.

Terdapat juga jadual kerja yang dibuat berpandukan Carta Perbatuan. Contohnya syarikat menggunakan Carta Perbatuan apabila mengambil tender untuk membaiki kenderaan. Contoh carta gant adalah seperti berikut:
There is also a work schedule created in accordance with the Rocking Chart. For example, a company uses a Rocking Chart when taking a tender to repair a vehicle. Examples of alternate charts are as follows:



Jadual 1.5: Contoh Carta Perbatuan
Table 1.5: Examples of Chart Gantt
BULAN
MONTH
OGOS 2017
AUGUST 2017 
SEPTEMBER 2017
SEPTEMBER 2017
OKTOBER 2017
OCTOBER 2017
MINGGU
WEEK
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
Menerima surat tawaran
Receive the offer letter

Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation












2
Membuat cadangan pelaksana
Make implementation suggestions
Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation












3
Membuat pesanan peralatan/ bahan
Order tools / materials
Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation












4
Jadual penghantaran/ pelaksanaan
Delivery / implementation schedule
Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation












5
Pemasangan dan pentauliah
Installation and accreditation
Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation












6
Penyerahan DO/ Perakuan siap kerja dan inbois.
Submission of DO / Certificate of completion of work and invoice

Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation












7
Penerimaan akhir
The final reception

Perancangan
Planning












Pelaksanaan
Implementation
















Tiada ulasan:

Catat Ulasan