1.1 MENYEDIAKAN JADUAL KERJA.
PREPARE
WORKSHOP WORK SCHEDULE.
1.1 Format jadual kerja
Work schedule format
Format jadual kerja merupakan satu perkara penting bagi memastikan
kerja berjalan dengan lancar. Jadual kerja pada amnya merujuk kepada
hari-hari dalam seminggu dan jam-jam setiap hari yang diharapkan pekerja berada
di tempat kerja mereka. Sebagai contoh, beberapa pekerjaan mempunyai jadual
kerja yang berubah, bergantung pada musim/ keadaan. Pastikan anda mengetahui
jadual kerja untuk sebarang pekerjaan sebelum menerima jawatan.
Job scheduling/ work schedule
format is an important part of ensuring work goes smoothly. A work schedule generally refers
to the days per week and the hours per day that an employee is
expected to be at their job. For example, some jobs have work
schedules that change, depending on the season. Make sure you know
the work schedule for any job before
accepting a position.
1.2 Teknik Penjadualan:
Scheduling technique:
Dalam memastikan format penjadualan kerja dikeluarkan dan dapat
digunakan, teknik penjadualan penting bagi memastikan format jadual kerja
sesuai dengan kerja yang dilaksanakan, oleh pihak pekerja. Penjawat jawatan
kerja, mempengaruhi masa pekerja tersebut. Masa kerja tersebut ialah:-
·
Tetapkan/set jadual untuk bekerja - Sekiranya
jangkaan anda di tempat kerja, untuk dibayar, adalah sama setiap minggu, maka
anda mempunyai jadual yang telah ditetapkan. Contohnya, 8:00 pagi hingga 5:00
petang, Isnin hingga Jumaat, setiap hari, selama berbulan-bulan dalam satu
masa. Atau 11:00 malam hingga 7:00 pagi setiap hari, selama 10 hari
berturut-turut, kemudian cuti 4 hari, dan ulangi.
Set
schedule for work - If your expected times to be at work,
to get paid, are the same every week, then you have a set schedule.
For example, 8:00 am to 5:00 pm, Monday through Friday, every day, for months
at a time. Or 11:00 pm to 7:00 am every day, for 10 days straight, then 4 days
off, and repeat.
·
Penjadualan separuh masa – Penjadualan ini biasanya diberikan
pekerja yang bekerja separuh masa dan bukan pekerja tetap. Jadual kerja
sambilan adalah jadual di mana pekerja bekerja kurang daripada sepenuh masa.
Ya, ini adalah definisi yang tidak jelas, tetapi ia berfungsi untuk
menggambarkan fleksibiliti yang anda miliki sebagai majikan/ eksekutif/
penyelia untuk menentukan apa yang sesuai untuk perniagaan/ pekerjaan anda.
Part time scheduling - This
scheduling is usually given to part-time and non-full-time employees. A part-time work schedule is
one in which an employee works less than full-time. This is a vague
definition, but it serves to illustrate the flexibility you have as an employer
to designate what works for your business/job.
·
Penjadualan waktu anjal/ fleksibel – Penjadualan waktu ini
biasanya diberikan kepada pekerja berjawatan tetap, yang mana diberi pilihan
untuk memilih waktu kerja yang telah disediakan sesuai dengan kehendak
keperluan mereka. Waktu anjal (juga dieja flexitime [British English],
flex-time) adalah jadual waktu yang fleksibel yang membolehkan pekerja mengubah
waktu mula dan waktu habis kerja mereka. Jumlah masa kerja yang diperlukan oleh
pekerja pada waktu anjal/ fleksibel ini sama dengan yang diperlukan di bawah
jadual kerja tradisional/biasa. Contoh waktu anjal yang disediakan oleh sebuah
syarikat adalah seperti pada jadual di bawah.
Flexi time scheduling - This
scheduling is specially given to full-time employees, where the option to
choose the hours provided is in accordance with their needs. Flextime (also spelled
flexitime [British English], flex-time) is a
flexible hours schedule that allows workers to alter workday
start and finish times. The total working time required of employees on
flextime schedules is the same as that required under
traditional/common work schedules.
Jadual 1.1: Contoh jadual waktu kerja
anjal/ fleksibal
Table 1.1:
Examples of flexi time schedule
|
WAKTU ANJAL
FLEXI TiME
|
WAKTU BEKERJA
WORKING HOURS
|
HARI BEKERJA
WORKING DAYS
|
HARI CUTI
HOLIDAY
|
|
WA1
|
8:00 AM – 5:00PM
|
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
|
2 HARI
(SABTU &
AHAD)
|
|
WA2
|
8:30 AM – 4:30PM
|
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
|
2 HARI
(SABTU &
AHAD)
|
|
WA3
|
9:00 AM – 6:00PM
|
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
|
2 HARI
(SABTU &
AHAD)
|
·
Penjadualan sepenuh masa – Penjadualan ini juga diberikan kepada
pekerja berjawatan tetap. Jadual kerja sepenuh masa yang paling biasa adalah varian/
purata antara 9:00 pagi hingga 5:00 petang, Isnin hingga Jumaat, menambah
hingga 40 jam seminggu. Walaupun kebanyakan jadual kerja sepenuh masa biasanya adalah
shift masa yang sama setiap hari, dalam beberapa kes (seperti runcit), shift
masa bekerja adalah berbeza-beza, tetapi jumlah jam tetap akan bertambah hingga
35-40 per minggu.
Full time scheduling - This
scheduling is also provided to full-time employees. The most common full-time work schedule is
a variant of 9:00 AM to 5:00 PM, Monday through Friday, adding up to 40 hours per
week. While most full-time work schedules are normally
the same shift each day, in some cases (like retail),
shifts can vary, but the number of hours will still
add up to 35-40 per week.
·
Sumber dan kapasiti pekerja bengkel - Sumber dan kapasiti pekerja
adalah jumlah masa yang ada yang diperlukan oleh ahli pasukan/ pekerja untuk
mengerjakan projek/ pekerjaan tertentu. Penggunaan pekerja adalah peratusan jam
kerja yang boleh diberikan upah.
Workshop manpower capacity and
resources - manpower capacity and resources is the number of available hours a team member/ worker has to work on a
given project/ jobs. Employee utilization is the percentage of
worked hours that are billable.
·
Rekod pesanan kerja – Rekod pesanan kerja merujuk kepada pesanan
atau permintaan tugasan pekerjaan. Pesanan kerja ini adalah khusus untuk
pekerja dan tugasan pekerjaan tersebut. Perkara ini merangkumi kadar keperluan
setiap jam yang disepakati (upahnya) yang diperlukan, peruntukan kos, jangka
masa penugasan, dan elemen lain yang digunakan untuk mengesan gabungan kombinasi
setiap individu pekerja dan jawatannya, yang mana hal ini semua perlu
direkodkan.
Job order record - A job order refers to the job posting
or requisition. A work order is specific to that worker and
that job. It includes an agreed-upon hourly billing rate, cost
allocation, length of assignment, and other elements used to track that
specific combination of person and position. This all needs to be recorded.
1.3 Kenalpasti dan menentukan kapasiti dan
sumber tenaga kerja bengkel.
Identify and determine workshop manpower capacity and resources.
Terdapat pelbagai kaedah pendekatan dalam mengenalpasti dan
menetukan kapasiti dan sumber tenaga kerja di bengkel. Justeru itu, perlu kita
ketahui sebagai seorang penyelia, harus peka kepada pihak atasan dan pekerja
dibawah kita, dalam memastikan kerja-kerja penyelenggaraan/ pembaikan
kenderaan, berjalan dengan lancar. Antara pendekatan itu ialah, memulakan
dengan beberapa langkah-langkah di bawah:-
There are various approaches
to identifying the capacity and resources of the workforce in the workshop.
Therefore, we need to know that as a supervisor, we must be aware of our
supervisors and employees, in ensuring that vehicle maintenance / repair work
goes smoothly. Among the approaches is to start with the following steps: -
1.
Ketahui pasukan
anda.
Know your team.
Mengetahui
pasukan anda mungkin merupakan bahagian paling asas dalam membuat jadual kerja.
Oleh itu, sangat asas, sehingga anda mungkin tertanya-tanya mengapa kita
bersusah payah menjayakannya. Mengemukakannya dengan kenyataan bahawa banyak
pengurus melakukan pekerjaan yang tidak semestinya untuk mengetahui pekerja
mereka. Ada juga yang melangkau langkah ini sepenuhnya. Yang mereka minati
adalah memastikan terdapat cukup banyak orang untuk menanggung setiap shift.
Jadi mengapa mengetahui pasukan anda sangat penting? Kerana ia membolehkan anda
membuat pilihan untuk memajukan kejayaan perniagaan daripada hanya mendapatkan
pelayan yang mencukupi untuk kesibukan makan pagi, disesebuah restoran sebagai
contoh.
Knowing your team is
perhaps the most basic part of creating a work schedule. So basic, in fact,
that you may be wondering why we even bothered mentioning it. Bring it up for
the simple fact that many managers do a substandard job of really knowing their
employees. Some even skip this step completely. All they’re concerned with is
making sure there are enough people to cover every shift. So why is knowing
your team so important? Because it allows you to make choices to further the
success of the business rather than just getting enough servers for the lunch
rush.
Dengan
benar-benar mengetahui ahli pasukan anda, hal ini memberi anda kebebasan dan
fleksibiliti untuk mencampuradukkan dan memadankan kemahiran, kekuatan,
kelemahan, dan jenis keperibadian (hanya untuk sebilangan sahaja) untuk
mewujudkan peralihan/shift yang sempurna untuk situasi apa pun. Untuk
mempermudah proses ini, adalah disyorkan membuat senarai yang merangkumi:
Really knowing your team members gives you the
freedom and the flexibility to mix and match skills, strengths, weaknesses, and
personality types (just to name a few) to create the perfect shift for any
situation. To make this process easier, we recommend making a list that
includes:
·
Nama
pekerja
The
employee’s name
·
Kemahiran
yang relevan
Relevant
skills
·
Pensijilan
Certifications
·
Status
penuh atau separuh masa
Full- or
part-time status
·
Sekatan
lebih masa
Overtime
restrictions
·
Jenis
keperibadian (cth., Keluar, ramah, introvert, dll.)
Personality
type (e.g., outgoing, friendly, introverted, etc.)
·
Catatan
lain yang mungkin berguna bagi anda (misalnya, cekap, dapat menangani orang
ramai, teliti, dll.)
Other
notes that you may find useful (e.g., efficient, can handle a large crowd,
meticulous, etc.)
Dengan
cara itu, semasa anda berusaha menyusun jadual, anda boleh merujuk senarai anda
untuk mencari pekerja yang tepat untuk mengisi kekosongan dalam shift yang
lebih baik daripada cuba bergantung pada ingatan anda. Kemudian, semasa anda
mengetahui lebih banyak mengenai pekerja anda, tambahkan ke dalam senarai
sehingga anda mendapat gambaran lengkap mengenai setiap ahli pasukan. Malah
senarai asas ciri dan kemahiran pekerja anda dapat menjadikan langkah seterusnya
jauh lebih mudah.
That way, when you’re trying to put together the
schedule, you can refer to your list to find the right employee to fill a hole
in an otherwise great shift rather than trying to rely on your memory. Then, as
you learn more about your employees, add to the list so you’ve got a complete
picture of each and every team member. Even a basic list of your employee’s
traits and skills can make the next step infinitely easier.
2. Bina shift di sekitar kakitangan terbaik anda.
Build shifts around your best employees.
Kita
semua tahu siapa pekerja terbaik kita. Sekiranya tidak, inilah masanya untuk
membuat senarai seperti yang kami nyatakan di atas. Pertimbangkan sifat seperti
kecekapan, keperibadian, pengalaman, dan seberapa baik mereka bekerja dengan
orang lain. Sebaik sahaja anda mempunyai senarai, bina shift pekerja yang
paling sesuai untuk waktu itu. Ini memenuhi dua tujuan:
We all know who our best employees are. If you
don’t, it’s time to make a list like we mentioned above. Consider traits like
efficiency, personableness, experience, and how well they work with others.
Once you have your list, build shifts around the
employees best suited for that particular time.This serves two purposes:
·
Pertama,
memastikan pekerja yang paling sesuai untuk setiap shift bekerja ketika itu.
Oleh itu, sebagai contoh, pekerja yang paling cekap bekerja pada waktu
tergesa-gesa (makan tengah hari) yang paling besar sementara pekerja yang lebih
berperibadi bekerja apabila pelanggan lebih cenderung untuk berlama-lama (makan
malam). Itu bukan untuk mengatakan bahawa anda tidak menginginkan kecekapan dan
keperibadian dalam setiap shift, tetapi seorang pekerja yang lebih cenderung
berdiri dan berbual dengan pelanggan selama lima minit mungkin bukan pilihan
pertama untuk tengah hari tergesa-gesa.
First, it
ensures that the employee(s) most suited to each shift are working then. So,
for example, the most efficient employees work during the biggest rush (lunch)
while the more personable employees work when customers are more likely to
linger (dinner). That isn’t to say that you don’t want some semblance of
efficiency and personableness on every shift, but an employee who is more
likely to stand around and chat with a customer for five minutes probably isn’t
the first choice for the midday rush.
·
Tujuan
kedua yang dilakukan dengan membina pergantian pekerja terbaik anda adalah anda
tahu anda mempunyai inti pengalaman yang boleh dipercayai oleh pekerja lain.
Pekerja yang berpengalaman dapat dengan cepat meningkatkan kualiti shift kerana
pekerja lain yang kurang berpengalaman menonton, belajar, dan meningkat ke
standard yang lebih tinggi. Perkara ini berlaku untuk pekerja baru yang masih
dalam latihan, dan juga pekerja baru yang berjaya melalui latihan tetapi masih
belajar dengan teliti. Menggabungkan beberapa pekerja terbaik anda dengan
beberapa pekerja baru anda adalah kaedah terbaik untuk mewujudkan kestabilan di
semua shift.
The
second purpose served by building shifts around your best employees is that you
know you have a core of experience on which other employees can rely. An
experienced employee can quickly improve the quality of a shift because other,
less experienced, employees watch, learn, and rise to the higher standards.
This is true for brand-new employees who are still in training, as well as
recent hires who have made it through training but are still learning the
ropes. Mixing some of your best employees with some of your newer employees is
a great way to create stability across all shifts.
3. Menetapkan kaedah komunikasi seluruh pasukan.
Establish a team-wide communication method.
Komunikasi penting
untuk sebarang perniagaan/ pekerjaan. Tetapi dalam industri penyelenggaraan, perlu
disedikan pekerja yang mencukupi untuk menampung shift yang kekurangan pekerja
untuk menjadi pekerja sementara. Menetapkan kaedah komunikasi seluruh pasukan
memudahkan anda dan pekerja anda mengetahui dengan tepat di mana mencari jadual
kerja tersebut. Tidak ada lagi carian melalui aplikasi e-mel, mesej segera, dan
SMS untuk mencari jadual kerja terbaru atau permintaan cuti yang anda perlukan.
Semua orang menggunakan alat yang sama sehingga semua orang berada di halaman
yang sama.
Communication is important for any business/jobs. But in the restaurant
and retail industries, it can mean the difference between having enough
employees to cover a shift and being short-staffed. Establishing a team-wide
communication method makes it easy for you and your employees to know exactly
where to look for your work schedule.
There’s no more searching through email, instant message, and texting apps to
find the newest work schedule or that time-off request you need. Everyone uses
the same tool so everyone’s on the same page.
Sekiranya anda belum
melakukannya, sediakan kaedah komunikasi seluruh pasukan ini dengan segera.
Dengan kebanyakan orang menggunakan telefon pintar hari ini, pertaruhan terbaik
anda adalah memilih kaedah yang menggunakan teknologi omni-present ini. Teks
adalah salah satu kaedah tersebut. Permesejan segera dapat disampaikan pada
pekerja yang lain.
If you haven’t already, set up this team-wide communication method
right away. With most people using smartphones these days, your best bet is to
choose a method that makes use of this omni-present technology. Texting is one
such method. Instant messaging is another.
Pilihan hebat lain adalah aplikasi seperti telefon
pintar. Telefon pintar adalah alat yang dibuat khusus untuk komunikasi berkesan
dan perkara penting. Pelbagai aplikasi membolehkan anda meningkatkan komunikasi
dalaman melalui berbual dan berkongsi mesej, foto, video, dan pautan. Di
samping itu, anda boleh berkomunikasi dengan individu tertentu, kumpulan, atau
semua pekerja pada masa yang sama.
Another great option is a smart phone. Smart
phone is a tool made specifically for effective communication and important
step. Several aplication allows you to improve internal communication through
chatting and the sharing of messages, photos, videos, and links. In addition,
you can communicate with a specific individual, a group, or all employees at
the same time.
4.
Keluarkan jadual
dengan cepat.
Get the schedule out quickly.
Mengeluarkan
jadual kerja baru selalu menjadi masa yang gementar bagi pekerja. Sebilangan
besar akan menggunakan kalendar peribadi mereka untuk mula merancang kehidupan
peribadi mereka dan melihat apakah terdapat konflik besar. Pekerja anda memerlukan
masa untuk menyesuaikan diri. Selain itu, anda perlu memberi banyak masa agar
konflik tersebut, dan perubahan yang mereka bawa, dapat diselesaikan. Itulah
sebabnya sangat penting untuk mengeluarkan jadual secepat mungkin.
The release of a new work schedule is always a
nervous time for employees. Most will run to their own personal calendars to
start planning their personal lives and to see if there are any major
conflicts. Your employees need that time to adjust. On top of that, you need to
give plenty of time for those conflicts, and the changes they bring, to be
resolved. That’s why it’s so important to get the schedule out as quickly as
possible.
Adalah
disyorkan menyelesaikan dan menyebarkan jadual sekurang-kurangnya dua minggu
sebelum akhir jadual semasa. Ini memberi pekerja anda banyak masa untuk:
It is recommend finalizing and distributing the
schedule at least two weeks before the end of the current schedule. This gives
your employees plenty of time to:
·
Penjadualan
dan menjadualkan semula komitmen peribadi.
Schedule
and reschedule personal commitments
·
Shift
pekerja
Trade
shifts
·
Cari
pengganti
Find a
substitute
·
Bercakap
dengan anda mengenai hari dan masa mereka sesuai untuk bekerja
Talk to
you about the days and times they work
Cara
terpantas untuk menyebarkan jadual anda adalah dengan aplikasi berasaskan awan
(could). Aplikasi ini membolehkan anda menghasilkan satu dokumen, mempostingnya
dalam talian, dan memberi akses supaya pekerja anda dapat melihat jadual dua
puluh empat jam sehari, tujuh hari seminggu, tiga ratus enam puluh lima hari
dalam setahun. Itu jauh lebih pantas daripada berusaha menyerahkan salinan
cetak kepada setiap ahli pasukan. Dan sebagai bonus penjimatan masa tambahan,
apabila anda membuat perubahan pada dokumen dalam talian, ia dapat dilihat
dengan serta-merta oleh semua orang yang terlibat. Ini menjadikan penyelesaian
konflik dan membuat penggantian menjadi lebih mudah. Ini juga mengurangkan
kebingungan kerana mempunyai banyak salinan jadual yang ada.
The quickest way to distribute your schedule is
with a cloud-based app. These apps allow you to produce one document, post it
online, and grant access so your employees can view the schedule twenty-four
hours a day, seven days a week, three hundred and sixty-five days a year.
That’s much faster than trying to hand out a printed copy to each and every
team member. And as an added time-saving bonus, when you make changes to the
online document, they are instantaneously visible to everyone involved. This
makes resolving conflicts and making substitutions so much easier. It also cuts
down on the confusion of having multiple copies of the schedule floating
around.
5. Hormati pilihan kerja dan permintaan waktu rehat bergantung kepada
kesesuai yang boleh.
Honor work preferences and time-off requests as much as possible.
Perkara yang paling
asas adalah, menghormati pilihan kerja dan permintaan cuti akan membina
muhibah, meningkatkan kepuasan pekerja, dan membantu anda mengekalkan pekerja
yang baik. Sekurang-kurangnya, ini adalah bahagian penting dalam proses
penjadualan. Hal ini juga boleh menjadikan proses membuat jadual yang memakan
masa.
At the most basic, honoring work preferences and time-off requests
builds goodwill, increases employee satisfaction, and helps you retain good
workers. It’s a pretty important part of the scheduling process, to say the
least. It can also be an incredibly time-consuming part of the scheduling
process.
Tetapi anda dapat
mengurangkan masa yang diperlukan untuk memproses semua maklumat ini dengan
menyimpan pilihan kerja dan permintaan cuti pekerja anda di satu tempat. Tidak
kira sama ada folder manilla/ kertas manila, nota ringkas di telefon anda, atau
dokumen di komputer anda. Apa yang penting ialah anda sering merujuk maklumat
semasa membuat jadual anda.
But you can cut down on the time it takes to process all this
information by keeping your employees’ work preferences and time-off requests
in one place. It doesn’t matter if it’s a manilla folder, a quick note on your
phone, or a document on your computer. What does matter is that you refer to
the information often when creating your schedule.
Salah satu cara yang
paling berkesan untuk melakukannya adalah dengan menggunakan dokumen induk
berasaskan awan (aplikasi cloud) yang serupa dengan dokumen yang anda gunakan
untuk membuat dan menyebarkan jadual anda. Anda boleh memberi kebenaran kepada
pekerja anda untuk menambah dokumen ini dan kemudian meminta mereka menyerahkan
pilihan kerja dan cuti mereka di satu lokasi ini. Ia seperti mempunyai kotak
permintaan cuti yang dipasang di dinding di ruang rehat, hanya "kotak"
ini yang dapat diakses pada bila-bila masa, di mana saja. Salah satu aplikasi
awan (cloud) ialah Outlook dan Google Drive.
One of the most efficient ways to do this is to use a cloud-based
master document similar to the document you used to create and distribute your
schedule. You can give your employees permission to add to this document and
then ask them to submit their work and time-off preferences in this one
location. It’s very much like having a time-off request box mounted on the wall
in the break room, only this “box” is accessible anytime, anywhere. One of the
cloud applications is Outlook and Google Drive.
Setelah anda
menentukan bagaimana pekerja anda mengemukakan pilihan kerja dan permintaan
cuti mereka, adalah mustahak anda menetapkan beberapa peraturan untuk mengatur
prosesnya. Anda harus menangani perkara seperti ketika pekerja dapat dan tidak
dapat meminta cuti, sejauh mana permintaan itu perlu dibuat, dan apa sahaja
yang khusus untuk perniagaan/ pekerjaan anda. Contohnya, kerana cara jadual
anda dibina, pekerja hanya dapat mengambil cuti dalam blok lima hari atau
kurang. Perkara itu semestinya digariskan dalam peraturan.
After you establish how your employees submit their work preferences
and time-off requests, it’s essential that you set up some rules to govern the
process. You should address things like when employees can and can’t request
time off, how far in advance the request needs to be made, and anything that is
specific to your business. For example, because of the way your schedule is
built, employees may only be able to take time off in blocks of five days or
less. That should certainly be outlined in rules.
Anda kemudian perlu
menetapkan peraturan yang menentukan bagaimana anda memutuskan antara
permintaan bertindih yang dapat menjadi lebih umum dan lebih banyak ketika meluluskan
cuti. Anda boleh menyesuaikan bahagian untuk menyelesaikan konflik cuti
sehingga sesuai dengan setiap situasi tertentu, tetapi anda harus selalu
mempertimbangkan perkara-perkara seperti kekananan, alasan permintaan, apa yang
terbaik untuk perniagaan/ pekerjaan, dan ketika permintaan itu dibuat dan
dikirimkan. Menetapkan peraturan seperti ini berfungsi untuk menjadikan proses
penyelesaian telus dan jelas kepada pekerja anda. Anda boleh menjelaskan kepada
pekerja A sebab-sebab tertentu mengapa anda membiarkan pekerja B mendapat cuti
(kekananan dan pekerja B mendapat permintaannya terlebih dahulu), dan bukannya
membiarkan pekerja A berfikir ada semacam pilih kasih yang terlibat dan sedang
berlaku. Hal ini membuatkan semua orang gembira, menjadikan semuanya berjalan
lancar, dan membantu mengelakkan konflik antara semua pihak yang terlibat.
You’ll then need to set the rules that determine how you decide between
overlapping requests that can become more and more common as holidays approach.
You can tailor the rubric for settling time-off conflicts to fit each
particular situation, but you should always consider things like seniority,
reason for the request, what’s best for the business, and when the request was
submitted. Establishing rules like these serves to make the resolution process
transparent and clear to your employees. You can explain to employee A the
specific reasons why you let employee B have the time off (seniority and
employee B got her request in first), rather than letting employee A think
there was some sort of favoritism involved. This keeps everyone happy, keeps
everything running smoothly, and helps avoid conflicts between all parties
involved.
6.
Minta pekerja
menjalankan sebilangan penjadualan kerja.
Get employees to do some of the work scheduling.
Perkara
mengenai penjadualan yang dilupakan oleh kebanyakan pengurus adalah bahawa
mereka tidak perlu melakukan semua tugas berat itu sendiri. Memberi peluang
kepada pekerja anda untuk melakukan beberapa penjadualan sendiri adalah cara
terbaik untuk:
The thing about scheduling that most managers
forget is that they don’t have to do all the heavy lifting on their own.
Providing your employees with the opportunity to do some of the scheduling
themselves is a great way to:
·
Menanggung
sedikit beban
Take some
of the burden
·
Pastikan
mereka terlibat dalam pekerjaan mereka.
Keep them
engaged in their work.
Pertimbangkan
untuk menjadualkan satu atau dua pekerja terbaik anda untuk setiap shift
sebagai satu permulaan dalam membuat jadual. Kemudian berikan akses kepada
semua orang ke jadual yang tidak lengkap ini dan biarkan mereka mengisi semasa
mereka mahu bekerja.
Consider scheduling one or two of your best
employees for each shift as a way to start. Then give everyone access to this
incomplete schedule and allow them to fill in when they want to work.
Sekiranya
anda ingin mencuba kaedah penjadualan ini, izinkan perubahan untuk jangka waktu
yang ditetapkan (mungkin dua hari) kemudian tutup untuk perubahan jadual.
Akhirnya, lakukan dan buat perubahan mengikut apa yang diperlukan oleh setiap
shift. Apabila semuanya selesai untuk kepuasan anda, sediakan jadual untuk
semua orang lagi.
If you want to try this method of scheduling, allow
changes for a set period of time (maybe two days) then close the schedule to
outside alteration. Finally, go through and make changes according to what each
shift needs. When everything is finished to your satisfaction, make the
schedule available to everyone again.
Sekiranya
anda telah menjadwalkan semuanya dari awal, anda mungkin mempertimbangkan untuk
mencuba kaedah baru ini selama beberapa bulan untuk melihat cara kerjanya. Anda
membuat dokumen biasa dalam talian dan kemudian memberi semua orang akses ke
dokumen itu selama beberapa hari. Apabila tiba masanya untuk menyelesaikan jadual,
tutup dokumen, buat perubahan, dan kemudian buka semula untuk dilihat. Semudah
itu.
If you’ve been scheduling everything right from the
get-go, you might consider trying this new method for a few months to see how
it works. You create a common document online and then give everyone access to
that document for a few days. When it’s time to finalize the schedule, close
the document, make your changes, and then reopen it for viewing. It’s just that
easy.
7.
Biarkan pekerja
mencari pengganti sendiri.
Let employees find their own substitutes.
Memberi
tanggungjawab kepada pekerja anda untuk mencari pengganti untuk menutup giliran
mereka ketika mereka tidak dapat bekerja adalah cara lain untuk mengurangkan
beban kerja anda sendiri. Daripada meminta pekerja memanggil anda untuk
mengatakan bahawa mereka tidak akan datang hari ini, pekerja boleh menghantar
pemberitahuan yang memberitahu semua orang bahawa dia sakit dan bahawa dia
memerlukan pengganti. Rangkaian komunikasi seluruh pasukan yang disebutkan
sebelumnya dalam artikel, adalah tonggak proses ini.
Giving your employees the responsibility to find a substitute to cover
their shift when they can’t work is another way you can reduce your own
workload. Instead of having the employee call you to say they won’t be coming
in today, the employee can send out a notification informing everyone that he’s
sick and that he needs a substitute. The team-wide communication network
mentioned earlier in the article is the cornerstone of this process.
Pekerja lain yang
bersedia bekerja dapat memberi tindak balas yang sama pantas. Sesuatu yang
mungkin memakan masa satu jam atau lebih dan banyak panggilan telefon dari
pihak anda, kini dapat diselesaikan dalam beberapa minit. Walaupun begitu, anda
harus selalu mempunyai panduan untuk memastikan perkara tidak terkendali dan
memberi kesan negatif kepada perniagaan/ pekerjaan anda. Pertama, pastikan
bahawa semua orang tahu bahawa semua bahagian, shift, penggantian, dan perubahan
harus disetujui oleh anda, pengurus, dan bahawa tidak ada yang muktamad
sehingga anda meneruskannya/ membuat keputusan. Maklumkan kepada semua ahli
pasukan bahawa peruntukan ini ada supaya setiap shift mendapat gabungan
kemahiran yang tepat.
Other employees who are willing to work can respond equally as fast.
Something that might have taken an hour or more and countless phone calls on
your part, can now be concluded in a matter of minutes. That said, you should
always have guidelines in place to make sure things don’t get out of hand and
negatively affect your business. First, make sure that everyone knows that all
trades, replacements, and substitutions have to be approved by you, the
manager, and that nothing is final until you give it your go ahead. Inform all
team members that this provision is in place so that each shift gets the right
mix of skills.
Pedoman lain yang
baik adalah semua penggantian, bahagian, dan penggantian haruslah seseorang
yang telah melakukan pekerjaan sebelumnya, dan masih dapat melakukannya dengan
tahap kecekapan yang wajar. Anda tidak mahu pekerja tidak sepatutnya yang
mengendalikan pekerjaan yang mereka sendiri tidak mahir.
Another good guideline to have is that all replacements, trades, and
substitutions should be someone who has done the job before, and can still do
it with a reasonable degree of efficiency. You do not want unskilled workers to
handle jobs that they themselves are not skilled at.
Mengharuskan mereka
mencari pengganti mereka sendiri adalah cara terbaik untuk menanamkan rasa
kematangan dan perhatian dalam diri pekerja anda. Di samping itu, ia membantu
pekerja merasa terlibat dalam pekerjaan dan memikirkan apa yang terlibat dalam
proses penjadualan. Dengan menunjukkan kepada pekerja anda apa yang terlibat
dalam membuat jadual kerja dan mencari pengganti, anda dapat memahami bahawa
jadual itu bukan sesuatu yang boleh diubah dengan sengaja. Sekiranya mereka
dijadualkan dan mereka mampu, mereka perlu berusaha.
Requiring that they find their own substitutes is a great way to
instill a sense of maturity and thoughtfulness in your employees. In addition,
it helps employees feel engaged in the business and think about what is
involved in the scheduling process. By showing your employees what is involved in
creating a work schedule and finding substitutes, you can create a sense that
the schedule is not something to be changed willy-nilly. If they are scheduled
and they are able, they need to work.
8.
Buat carta
ketersediaan
Create an availability chart
Kadang kala pekerja
tidak dapat mencari pengganti untuk menutup giliran mereka. Apabila itu
berlaku, terpulang kepada anda untuk mencari seseorang yang bekerja. Ini adalah
masa-masa ketika carta ketersediaan menjadikan semuanya menjadi lebih lancar.
Sometimes an employee can’t find a substitute to cover their shift.
When that happens, it’s up to you to find someone to work. It’s times like
those when an availability chart makes the whole thing go so much smoother.
Kecemasan akan
muncul. Tidak dapat dielakkan. Tetapi daripada membiarkannya secara kebetulan,
carta ketersediaan dapat berfungsi sebagai “rancangan B” anda. Versi paling
mudah hanyalah senarai setiap pekerja dan berapa hari dan masa mereka boleh
bekerja. Mereka mungkin tidak dijadualkan untuk semua hari dan waktu itu dan,
oleh itu, mungkin bersedia untuk mengambil shift tambahan di sini atau di sana.
Versi yang lebih rumit adalah jadual lengkap lain yang menyenaraikan pekerja
yang ada yang boleh masuk dalam setiap perubahan.
Emergencies will come up. It’s inevitable. But rather than leaving it
all to chance, an availability chart can act as your “plan B”. The simplest
version is just a list of each employee and what days and times they’re
available to work. They may not be scheduled for all those days and times and,
so, might be willing to pick up an extra shift here or there. The more
complicated version is another full schedule listing available employees who
can come in during each and every shift.
Fikirkan carta
ketersediaan anda seperti rentetan kedua pasukan bola keranjang. Sekiranya
seseorang tidak dapat "bermain", anda mempunyai beberapa pilihan yang
bersedia keluar dari bangku simpanan. Pada akhirnya, ini mempermudah proses
penggantian seterusnya dapat menyelesaikan masalah. Hal ini juga dapat mengurangkan
tekanan yang timbul, ketika wujud keperluan pengganti pada saat-saat terakhir.
Think of your availability chart like the second string on a basketball
team. If someone can’t “play”, you’ve got a number of choices who would be
willing to come off the bench. Ultimately, this simplifies the substitute
process by taking the thought out of it. It can also reduce the stress involved
when the need for a last-minute substitute arises.
9.
Mempunyai cadangan
pengantian untuk sandaran/pengantian anda.
Have a backup for your backup
Penyair Robert Burns
pernah menulis mengenai skema tikus dan lelaki dan bagaimana mereka sering
keliru. Di sinilah kita mendapat pepatah, "Rancangan tikus dan lelaki yang
paling baik ..." untuk merujuk kepada kenyataan bahawa tidak kira seberapa
teliti sesuatu yang dirancang, sesuatu mungkin masih salah. Sekiranya anda
pernah menjadi pengurus dalam jangka masa yang panjang, anda akan mengetahui
hakikat kehidupan ini. Oleh itu, walaupun anda mempunyai carta ketersediaan
anda yang menggariskan pekerja yang bersedia bekerja dalam masa yang singkat,
anda mungkin memerlukan cadangan untuk perancangan ini, atau rancangan C untuk perancanga
B anda.
The poet Robert Burns once wrote about the schemes of mice and men and
how they so often go awry. It’s where we get the saying, “The best laid plans
of mice and men…” to refer to the fact that no matter how carefully a thing is
planned, something may still go wrong. If you’ve been a manager for
any length of time, you’re well acquainted with this fact of life. So even
though you’ve got your availability chart that outlines employees who are
available to work on short notice, you may need a backup to this backup, or a
plan C to your plan B.
Itulah sebabnya kami
mengesyorkan menyediakan senarai pekerja sambilan yang dipercayai dan boleh
dipercayai yang boleh anda hubungi apabila semua pilihan anda yang lain telah
gagal. Pekerja-pekerja ini mungkin bekas pekerja yang berhenti dengan syarat
baik atau calon pekerja yang menemuduga tetapi tidak mendapat pekerjaan. Anda
mungkin berfikir bahawa orang-orang ini tidak akan pernah bersedia untuk datang
dalam masa yang singkat, tetapi anda tidak akan tahu sehingga anda bertanya.
Mantan pekerja mungkin tidak sabar untuk bekerja dengan pasukan anda lagi, dan
calon pekerja mungkin akan berpeluang untuk mendapatkan pekerjaan anda.
That’s why we recommend setting up a list of trusted and reliable
part-time workers you can contact when all your other options have failed.
These workers may be former employees who left on good terms or prospective
employees who interviewed but
didn’t get hired. You may think these people would never be willing to come in
on such short notice, but you never know until you ask. Former employees may
look forward to working with your team again, and prospective employees may
jump at the chance to get a toe in the door.
10.
Gunakan alat
terbaik untuk pekerjaan
Use the best tool for the job
Sekiranya anda
pernah mencuba paku dengan pemutar skru, anda tahu pentingnya menggunakan alat
terbaik untuk pekerjaan yang ada. Membuat jadual kerja tidak berbeza. Alat yang
betul dapat menjadikan pekerjaan lebih mudah dan cepat diselesaikan.
If you’ve ever tried to drive a nail with a screwdriver, you know the
importance of using the best tools for the job at hand. Creating a work
schedule is no different. The right tools can make the job easier and quicker
to complete.
Bahkan alat yang
dimaksudkan untuk tujuan lain (seperti Word atau Excel) dapat melancarkan
proses penjadualan jika dibandingkan dengan kaedah pena-dan-kertas lama. Dan
sekarang, dengan pengkomputeran awan menembusi setiap sudut dunia perniagaan,
versi Word dan Excel dalam talian percuma (Contonya perisian Google Docs and Sheets) menjadikan
prosesnya lebih mudah.
Even tools meant for other purposes (like Word or Excel) can streamline
the scheduling process when compared to the age-old pen-and-paper method. And
now, with cloud computing penetrating every corner of the business world, free
online versions of Word and Excel (e.g., Google Docs and Sheets) make the
process even simpler.
1.4 Menganalisis
jadual kerja.
Analyse work schedule.
Menganalisis jadual kerja merujuk
kepada pembahagian tugas kepada pekerja untuk bekerja dalam kumpulan bergantian
untuk jumlah jam yang tetap. Panjang shift, format jadual, corak kerja on-off
dan lebih masa adalah teknik penjadualan kerja utama. Panjang temph shift
melibatkan dan menentukan shift dengan panjang jam setiap shift. Format jadual
melibatkan memberi pekerja shift yang sama setiap hari atau memutarkannya untuk
bekerja dalam shift yang berbeza pada hari yang berbeza. Corak kerja tidak
aktif melibatkan peruntukan hari berturut-turut sebagai hari bekerja, cuti
hujung minggu atau cuti. Lebih masa berlaku apabila pekerja melebihi waktu
bekerja melebihi waktu shift normal.
Analyse work schedule refers to the
allocation of duties to employees to work in alternating groups for a fixed
number of hours. Shift length, schedule format, on-off work patterns and
overtime are the main work shift scheduling techniques. Shift length involves
determining shifts by the length of hours of each shift. Schedule format
involves assigning workers the same shift each day or rotating them to work in
different shifts on different days. On-off work patterns involve allocating
successive days as work days, weekend offs or days off. Overtime occurs when
workers exceed the working hours beyond the normal shift hours.
1.
Menentukan
Gaji Tahunan Untuk Kerja Shift
2.
Membuat
Kalendar Jadual Kerja 7 Hari Asas
3.
Menentukan
Faktor Bantuan Kakitangan
4.
Kira
Margin Sumbangan Pembolehubah
Pilih jadual pertukaran kerja yang
sesuai berdasarkan sasaran pengeluaran perniagaan. Tentukan berapa hari
perniagaan anda akan beroperasi dan jam operasi setiap hari untuk memenuhi
sasaran pengeluaran. Kembangkan jadual shift waktu yang akan digunakan ketika
memberikan tugas untuk setiap hari, misalnya, peruntukkan lapan shift, 10- atau
12-jam untuk setiap hari dalam seminggu jika menggunakan format panjang shift.
Choose the
appropriate work shift schedule based on the production targets of the
business. Determine the number of days your business will operate and the hours
of operation for each day in order to meet production targets. Develop a shift
time table that will be used when assigning duties for each day, for example,
allocate eight-, 10- or 12-hours shifts to each day of the week if using the
shift length format.
Bahagikan jumlah jam kerja sehari
dengan jangka masa shift yang anda pilih untuk menentukan jumlah shift dalam
sehari ketika menggunakan jadual panjang shift. Contohnya, jadual kerja sehari
boleh mempunyai shift empat jam, enam jam atau lapan jam dan oleh itu mempunyai
enam, empat atau tiga shift setiap 24 jam sehari. Kurangkan jumlah hari cuti,
atau cuti hujung minggu untuk jumlah hari bekerja anda untuk mendapatkan jumlah
shift ketika menggunakan jadual on-off.
Divide the total
number of working hours a day by your chosen shift duration to determine the
number of shifts in a day when using the shift length schedule. For example, a
day's work schedule can have four-hour, six-hour or eight-hour shifts and
therefore have six, four or three shifts per 24-hour day. Subtract the number
of days off, or weekends off for the total number of your working days to get
the number of shifts when using the on-off schedule.
Tambahkan jumlah pekerja yang diperlukan dalam setiap
shift dan kalikan jumlahnya dengan jumlah shift dalam sehari untuk mendapatkan
jumlah pekerja yang diperlukan, misalnya, jika anda mempunyai 12 pekerja per
shift dan jumlah empat shift, kalikan 12 empat untuk mendapatkan jumlah
pekerja.
Add the total
number of workers required in each shift and multiply the total with the number
of shifts in a day to get the total number of workers needed, for example, if
you have 12 workers per shift and a total of four shifts, multiply 12 by four
to get the total number of workers.
Gandakan jumlah pekerja yang diperlukan dengan jumlah
pasukan yang anda miliki sekiranya mempunyai pasukan unik yang berbeza
beroperasi pada hari yang terpisah dalam seminggu. Sebagai contoh, kalikan 12
pekerja per shift, dengan tiga shift dalam sehari, kemudian dengan dua pasukan
unik untuk mendapatkan jumlah pekerja, (12 --- 3 --- 2 = jumlah pekerja). Anda
boleh menerapkan teknik ini dalam menjadualkan shift 10 jam yang memerlukan
lebih banyak kakitangan untuk menampung enam jam tambahan yang dihasilkan dari
30 jam bekerja dalam jadual 24 jam sehari, iaitu tiga shift digandakan dengan
10 jam sehingga 30 jam kerja . Oleh itu, jika anda mengurangkan 24 jam sehari
dari 30 jam bekerja anda akan mendapat enam jam tambahan.
Multiply the
total number of workers needed by the number of teams you have in the event of
having different unique teams operating on separate days of the week. For
example, multiply 12 workers per shift, by three shifts in a day, then by two
unique teams to get the total number of workers, (12---3---2= total number of
workers). You can apply this technique in scheduling 10-hour shifts that
require more personnel to cover for the extra six hours that result from 30
working hours in a 24-hour day schedule, that is, three shifts multiplied by 10
hours resulting to 30 working hours. Therefore, if you subtract 24-hour day
from 30 working hours you get six extra hours.
Petua - Libatkan
cadangan pekerja dan anggota pengurusan atasan organisasi anda yang lain untuk
dapat menyediakan jadual kerja yang komprehensif.
Tip - Engage the suggestion of
workers and other member of your organization's top management to be able to
prepare a comprehensive working schedule.
Amaran - Jangan
biarkan pekerja membuat jadual kerja yang panjang dan lebih masa yang tidak
perlu kerana produktiviti mereka akan berkurang kerana keletihan emosi dan
fizikal.
Warning - Do not subject workers long
work schedules and unnecessary overtime because their productivity would reduce
because of emotional and physical burnout.
Templat Analisis
Pekerjaan
Job Analysis Templates
Analisis pekerjaan
meneliti semua aspek pekerjaan tertentu, termasuk kegiatan yang terlibat dalam
melaksanakan pekerjaan, lingkungan di mana pekerjaan itu dilakukan, dan
kelayakan yang diperlukan.
A job analysis examines all aspects of a particular
job, including the activities involved in carrying out the job, the environment
in which the job is performed, and the required qualifications.
Di bawah ini, anda
akan menemui templat analisis pekerjaan dan disesuaikan yang boleh digunakan.
Templat ini boleh digunakan dengan mudah namun direka secara profesional untuk
membantu anda membuat proses analisis pekerjaan yang sistematik.
Below, you’ll find a
customizable job analysis templates available that can be used. These
templates can are easy to use yet professionally designed to help you create a
systematic job analysis process.
Jadual
1.2 Contoh Templat Analisis Pekerjaan
Table 1.2 Examples
of Job Analysis Templates
|
TAJUK
KERJA
JOB TITLE
|
|
|
TANGGUNGJAWAB
KERJA DAN MATLAMAT KESELURUHAN
JOB RESPONSIBILITIES AND OVERALL GOALS
|
|
|
HARI
KE HARI
TUGASAN
DAY-TO-DAY
TASKS |
|
|
PENDIDIKAN
/ LATIHAN DIPERLUKAN
EDUCATION / TRAINING REQUIRED
|
|
|
PENGALAMAN
DIHASILKAN
EXPERIENCE PREFERRED
|
|
|
KEMAHIRAN
DIBERIKAN
SKILLS PREFERRED
|
|
|
TRAIT
PERIBADI DIBERIKAN
PERSONALITY TRAITS
PREFERRED
|
|
|
KEPERLUAN
FIZIKAL
PHYSICAL REQUIREMENTS
|
|
|
GAJI
minimum
dan
maksimum/
PURATA
GAJI
WAGES minimum
and maximum / SALARY RANGE |
|
|
KEPERLUAN
TAMBAHAN
JAWATAN
waktu kerja, perjalanan, ketersediaan
umum, dll.
ADDITIONAL REQUIREMENTS
OF THE POSITION work hours, travel, general availability, etc. |
|
1.5 Menyediakan
jadual kerja
Prepare work schedule
Terdapat pelbagai jenis jadual kerja yang digunakan mengikut
kesesuai tempat kerja dan cara beroperasi. Bagi bengkel kenderaan, jadual waktu
bekerja adalah berbeza-bebza mengikut polisi syarikat. Kebiasanya antara pukul
8:00pagi hingga 5:00 petang, 5 hari bekerja (Isnin-Jumaat) dan Hari sabtu dan
ahad adalah cuti. Berikut adalah beberapa contoh waktu bekerja bagi
bengkel-bengkel kenderaan perdagangan:
There are different types of
work schedules that are used according to the workplace and the way they operate.
For workshops, work schedules vary according to company policy. Usually between
8am and 5pm, 5 working days (Mon-Fri) and Saturdays and Sundays are holidays.
Here are some examples of working hours for commercial vehicle workshops:
Jadual 1.3: Contoh masa
waktu bekerja di bengkel kenderaan
Table
1.3: Examples of working hours in vehicle workshops
|
CONTOH
EXAMPLE
|
WAKTU
BEKERJA
WORKING HOURS
|
HARI
BEKERJA
WORKING DAYS
|
HARI
CUTI
HOLIDAY
|
|
1
|
8:00 AM – 5:00PM
|
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
|
2
HARI
(SABTU
& AHAD)
|
|
2
|
8:00 AM – 4:00PM
8:00 AM – 1:00PM
|
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
1 HARI
(SABTU SEPARUH HARI)
|
½ HARI
(SABTU)
1
HARI
(
AHAD)
|
|
3
|
9:00 AM – 5:00PM
8:00 AM – 1:00PM
|
5 HARI
(ISNIN HINGGA JUMAAT)
1 HARI
(SABTU SEPARUH HARI)
|
½ HARI
(SABTU)
1
HARI
( AHAD)
|
Jadual diatas
adalah beberapa contoh jadual kerja berpandukan masa kerja seharian. Pada watu
ini, pekerja-pekerja mestilah ada ditempatkan kerja, bagi menjalankan aktiviti
kerja, supaya syarikat mendapat keuntungan dengan servis yang berkualiti daripada
pekerjanya.
The table above is some examples of work schedules
based on day to day work. At this point, employees must be employed, in order
to carry out their work activities, in order for the company to benefit from
quality service from its employees.
Sesuatu kerja
perlu disiapkan dalam masa yang munasabah. Contohnya, tukar brek lining
mengambil masa selama satu jam dan tidak sepatutnya meleret sehingga ke tiga
jam. Tempoh servis dan penyelenggaraan juga mempengaruhi jadual kerja.
Something needs to be done in a timely manner. For
example, changing the brake lining takes about an hour and should not swipe for
up to three hours. The duration of service and maintenance also affects the
work schedule.
Kebiasaannya,
terdapat tempoh penyelenggaraan dan servis mengikut masa yang ditetapkan. Hal
ini bertujuan untuk memastikan kerja yang dilakukan siap dalam masa yang
sepatutnya dan berkualiti.
Usually, there are periods of maintenance and service
on a regular basis. This is to ensure that the work done is done in a timely
and quality manner.
Contohnya adalah
tidak munasabah untuk menukar cecair brek lori satu tan selama 8jam, wahal
kerja boleh disiapkan hanya dalam 1jam. Masa menservis juga bergantung kepada
keberadaan alat ganti. Jika alat ganti belum sampai, juga mempengaruhi masa
menyelenggara atau servis. Contoh jadual aktiviti kerja mengikut masa adalah
seperti berikut:
For example it would be unreasonable to convert a
one-ton truck brake fluid for 8 hours, if the work could be completed in just 1
hour. The service time also depends on the availability of spare parts. If the
spare parts are not arrived, it also affects maintenance or service time.
Examples of time schedules of work activities are as follows:
Jadual 1.4: Contoh Jadual aktiviti kerja mengikut masa
Table 1.4: Example
Schedule of work activities over time
|
BIL.
NO.
|
AKTIVITI KERJA
WORK
ACTIVITIES
|
TEMPOH MASA UNTUK
DISIAPKAN
TIME
TO APPLY
|
ALAT GANTI
SPARE
PART
|
|
1
|
Tukar brek pad depan kiri dan kanan
Change front brake pads
left and right
|
30 minit
30 minutes
|
Pad Brek
Pad Brake
|
|
2
|
Tukar kekasut brek belakang kiri dan kanan
Change left and right rear
brake brakes
|
30 minit
30 minutes
|
Kekasut brek
Brake shoe
|
|
3
|
Rombak atas enjin
Top overhaul engine
|
3 jam
3 hours
|
Gasket set rombak atas enjin, Gam silicon, Coolant
Gasket set top overhaul
engine, Silicon glue, Coolant
|
|
4
|
Rombak am enjin
General overhaul
|
8 jam
8 hours
|
Gasket set rombak atas enjin, Gam silicon, Penyejuk, Minyak
enjin, kertas gasket, Penapis minyak enjin, air
General overhaul Engine
Gasket Set, Silicon Glue, Cooler, Engine Oil, Paper Gasket, Engine Oil
Filter, Water
|
|
5
|
Penalaan enjin
Engine tuning
|
3 minit
3 minutes
|
-
-
|
|
6
|
Servis 6000km/3bulan mana yang datang dulu.
Service at 6000km / 3
month service who comes first.
|
45 minit.
45 minutes.
|
Minyak enjin, Penapis minyak enjin, Air
Engine oil, Engine oil
filter, Water
|
Terdapat pelbagai
contoh susun atur aktiviti kerja di bengkel kenderaan perdagangan. Apa yang
dibincangkan sekarang ini, merupakan satu contoh aliran kerja penyelenggaraan
kenderaan yang boleh diguna pakai untuk susun atur aktiviti kerja.
There are various examples of work activity layouts in
trade vehicle workshops. What is being discussed today is an example of a
vehicle maintenance workflow that can be used to layout work activities.
Apabila pelanggan
menghantar kenderaan untuk dibaiki, ia akan ke kaunter pelanggan untuk bertemu
dengan penasihat servis. Penasiahat serivs akan mendengar masalah pelanggan dan
mencatitnya dalam kad kerja (job card). Masalah pelanggan biasanya meliputi:
When a customer sends a vehicle for repair, it will go
to the customer's counter to meet with a service advisor. The service provider
will hear the customer's problem and record it on the job card. Customer issues
typically include:
·
Servis
atau penyelenggaraan berjadual
Scheduled service
or maintenance
·
Servis
atau penyelenggaraan kerosakan kecil (minor problem)
Minor problem
servicing or maintenance
·
Servis
atau penyelenggaraan kerosakan besar (major problem)
Major problem
servicing or maintenance
Jika masalah itu
melibatkan kerosakan kecil atau kerosakan besar, penasihat servis akan
memanggil foremen, untuk memeriksa dengan lebih lanjut lagi bagi mengetahui
kerosakan sebenar. Kemudian foreman akan memberitahu kembali penasihat servis
tentang apa yang rosak atau ujian lanjut yang diperlukan, untuk di tuliskan ke
dalam kad kerja.
If the problem involves minor damage or major damage,
the service advisor will call the foremen, to investigate further to determine
the actual damage. The foreman will then notify the service advisor again of
the defective or required further test, to be entered into the work card.
Kemudian,
penasihat servis akan menghantar kad kerja ke pengawal kerja ( contoller) untuk
tindakan lanjut. Pengawal kerja akan membahagi-bahagi kerja mengikut
mekanik-mekanik yang ada, sesuai dengan kepakaran mereka ataupun mengikut
mekanik yang belum lagi diberikan kerja untuk diselesaikan, pada masa itu.
Then, the service advisor will send the work card to
the work controller (contoller) for further action. The job supervisor will
divide the work according to the mechanics available, according to their
expertise or according to the mechanic that has not been assigned to work, at
that time.
Ada beberapa
keadaan yang memungkinkan, pekerja mengambil masa tambahan untuk bekerja. Perkara
ini berlaku apabila kerja-kerja itu perlu disiapkan pada esok hari untuk
memenuhi keperluaan pelanggan. Justeru itu, upah lebih masa perlulah dibayar
bagi merealisasikan kehendak pelanggan tersebut. Kadar upan lebih masa ini
diperlukan supaya pekerja bawahan sentiasa bersemangan untuk bekerja, jika
tidak mereka tidak mahu bekerja lebih kerana tiada upah tambahan. Pembayaran
kerja lebih masa ini mengikut kadar upah harian biasanya. Kebiasaannya,
kadar upah lebih masa ialah
There are several possible situations where workers
take extra time to work. This happens when the work needs to be completed
tomorrow to meet customer needs. Therefore, overtime costs have to be paid to
meet the customer's needs. More overtime rates are needed so that lower-paid
workers are constantly struggling to work, otherwise they do not want to work
more because there is no additional wage. Overtime pay is based on the average
daily wage rate. Usually, overtime rates are
·
di
darab dengan 1.5 untuk kerja hari bias.
multiplied by 1.5
for the normal day..
·
Darab
2 untuk hari cuti hujung minggu.
multiplied by 1.5
for the holiday.
·
Darab
dengan 3 untuk hari kelepasan am seperti Hari Raya, Krismas, Deepavali, Hari
Pekerja dan sebagainya.
Multiply by 3 for public
holidays such as Hari Raya, Deepavali, Christmas, Labour Day and so on.
Terdapat juga
jadual kerja yang dibuat berpandukan Carta Perbatuan. Contohnya syarikat
menggunakan Carta Perbatuan apabila mengambil tender untuk membaiki kenderaan. Contoh carta gant
adalah seperti berikut:
There is also a
work schedule created in accordance with the Rocking Chart. For example, a
company uses a Rocking Chart when taking a tender to repair a vehicle. Examples
of alternate charts are as follows:
Jadual 1.5: Contoh
Carta Perbatuan
Table 1.5:
Examples of Chart Gantt
|
BULAN
MONTH
|
OGOS 2017
AUGUST 2017
|
SEPTEMBER 2017
SEPTEMBER 2017
|
OKTOBER 2017
OCTOBER 2017
|
|||||||||||
|
MINGGU
WEEK
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
||
|
1
|
Menerima surat tawaran
Receive
the offer letter
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
2
|
Membuat cadangan pelaksana
Make
implementation suggestions
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
3
|
Membuat pesanan peralatan/ bahan
Order
tools / materials
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
4
|
Jadual penghantaran/ pelaksanaan
Delivery
/ implementation schedule
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
5
|
Pemasangan dan pentauliah
Installation
and accreditation
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
6
|
Penyerahan DO/ Perakuan siap kerja dan
inbois.
Submission
of DO / Certificate of completion of work and invoice
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
7
|
Penerimaan akhir
The
final reception
|
Perancangan
Planning
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan
Implementation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
